Imagina que llega marzo de 2026 y a tu correo entra un oficio de la Superintendencia de Industria y Comercio: tu empresa no actualizó la información del Registro Nacional de Bases de Datos dentro del plazo que vencía el 31 de marzo y ahora enfrentas una investigación formal. No se trata solo de una multa de hasta 2.000 salarios mínimos, sino de la etiqueta de incumplidor en protección de datos, justo cuando tus clientes exigen confianza y seguridad. Muchas organizaciones creen que el RNBD es un simple trámite que se llena una vez y se olvida, pero la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las guías de la SIC hablan de actualización, responsabilidad demostrada y control sobre transferencias internacionales. En este blog te voy a mostrar qué debes hacer antes de esa fecha y cómo podemos acompañarte para que duermas tranquilo.
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Cuando el plazo del RNBD se convierte en una fecha límite real
Si trabajas en una empresa, un conjunto residencial, una entidad pública o un pequeño negocio que recoge datos personales, es probable que el 31 de marzo haya pasado varias veces como una fecha más del calendario. Sin embargo, para la Superintendencia de Industria y Comercio esa fecha no es un detalle administrativo, sino el cierre del plazo anual para actualizar la información del Registro Nacional de Bases de Datos. Desde la Circular Única y sus modificaciones más recientes, la SIC ha dejado claro que los responsables obligados deben actualizar el RNBD entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año, además de reportar reclamos semestrales e incidentes de seguridad.
El problema es que muchas organizaciones solo recuerdan el RNBD cuando reciben un correo de campaña de la SIC o cuando escuchan que a otra empresa “la sancionaron por datos”. Allí el reloj empieza a correr a una velocidad incómoda: nadie sabe dónde está el inventario de bases, el manual de políticas está desactualizado, el responsable de seguridad de la información cambió de cargo, y nadie tiene claridad sobre cuántas quejas de titulares se han recibido ni cómo se han contestado. Ese caos interno es exactamente lo que la autoridad encuentra cuando abre una investigación: papeles dispersos, procedimientos informales y cero evidencia de responsabilidad demostrada.
Qué exige hoy la norma colombiana más allá del formulario
La Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto 090 de 2018 y la Sentencia C-748 de 2011 forman el armazón jurídico que te obliga a tratar los datos personales con criterios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. La SIC ha ido aterrizando estos principios en guías específicas sobre programas integrales de gestión de datos personales, sistemas de videovigilancia, comercio electrónico, entidades estatales y tratamiento de información de niños, niñas y adolescentes.
Cuando hablamos del plazo del 31 de marzo de 2026 no hablamos simplemente de “subir unos datos a la plataforma”. Hablamos de confirmar que tu organización revisó sus políticas, está contando correctamente el número de titulares, ha registrado los encargados, mantiene un inventario de bases actualizado, reporta reclamos semestrales y está en capacidad de probar que adoptó medidas técnicas, jurídicas y organizacionales acordes con los riesgos. La actualización anual entre el 2 de enero y el 31 de marzo se convierte en el corte de control donde la SIC puede verificar si tu programa de protección de datos está vivo o es solo un documento olvidado.
Además, desde las últimas actualizaciones de la Circular Única, el foco no está solo en quién se inscribe, sino en cómo gestionas los incidentes de seguridad, cómo reportas reclamaciones y cómo controlas las transferencias y transmisiones internacionales de datos. Esa mirada integral es la que separa a una organización reactiva de una que realmente entiende el Habeas Data como un eje de su reputación.
Sanciones reales: grandes marcas, bancos y videovigilancia sin control
En los últimos años la autoridad colombiana ha demostrado que no le tiembla la mano al sancionar. Empresas de telecomunicaciones han sido multadas por realizar campañas comerciales sin una base jurídica clara ni respeto por el derecho de oposición de los titulares; en 2025, por ejemplo, la SIC sancionó a un operador por contactación comercial sin consentimiento válido y por no gestionar adecuadamente el retiro de listas. Plataformas digitales como Rappi y entidades financieras han recibido decisiones por no garantizar canales efectivos para ejercer derechos, por no informar adecuadamente las finalidades y por ofrecer respuestas incompletas o tardías a los titulares.
También han sido objeto de decisiones los conjuntos residenciales y empresas de seguridad que usan cámaras de videovigilancia sin aviso visible, sin políticas claras, conservando imágenes más allá de plazos razonables o permitiendo accesos indiscriminados a las grabaciones, incluso cuando hay menores de edad en las zonas vigiladas. La SIC ha recordado que las imágenes son datos personales y que su tratamiento exige proporcionalidad, finalidades legítimas y medidas de seguridad reforzadas, especialmente cuando en las zonas vigiladas hay niños, niñas y adolescentes.
En todos estos casos, el RNBD aparece como un espejo de la realidad. Cuando la autoridad llega, lo primero que revisa es si el responsable tiene un programa integral de gestión de datos, si puede demostrar el cumplimiento, si ha hecho análisis de riesgo y si reporta adecuadamente en el RNBD, los reclamos semestrales y los incidentes de seguridad. El formulario es solo la punta del iceberg; debajo está todo el modelo de cumplimiento.
La gerente multitarea que corre detrás del cumplimiento
Piensa en una gerente de una pyme del sector servicios que vive apagando incendios: ventas, talento humano, proveedores, bancos, clientes que reclaman respuesta inmediata. Cuando le hablas de Habeas Data y de la fecha del 31 de marzo, su respuesta espontánea suele ser: “Eso ya lo vimos hace años, alguien se encargó del registro”. Pero cuando se revisa el RNBD descubre que la información no se ha actualizado desde 2021, que no aparecen varias bases que hoy existen en la nube, que el manual de políticas no refleja los nuevos canales digitales y que nunca se han registrado reclamos ni incidentes, a pesar de haber recibido quejas.
En ese escenario, el riesgo no es solo una multa futura. Es que, si hoy un cliente exige prueba de autorización o reclama por un tratamiento indebido, la empresa no tenga cómo demostrar control. Un proveedor tecnológico podría estar haciendo transferencias internacionales sin cláusulas adecuadas, un CRM en la nube podría estar alojando datos sensibles en otro país sin que nadie haya evaluado el nivel de protección, y las decisiones tomadas en 2015 ya no responden al ecosistema digital de 2026.
Aquí es donde un acompañamiento experto marca la diferencia. No se trata de llenarla de más tareas, sino de ayudarle a priorizar el cumplimiento como un proyecto con principio y fin, alineado con la estrategia de negocio y no como un archivo olvidado en una carpeta legal.
El administrador de propiedad horizontal y las cámaras por todas partes
El administrador de un conjunto residencial o un centro comercial suele tener otra preocupación: la seguridad física. Por eso invierte en cámaras, grabadores, control de acceso, software de reconocimiento de placas y, en algunos casos, analítica de video. Sin embargo, muchas veces todo ese ecosistema se implementa sin revisar el impacto en la protección de datos personales. Los avisos de videovigilancia están escondidos o son genéricos, no existe un protocolo claro para la entrega de copias de grabaciones, cualquier funcionario tiene acceso a los videos y nadie sabe cuánto tiempo se conservan las imágenes ni bajo qué criterios.
Cuando en estos escenarios ocurre un incidente —por ejemplo, la difusión no autorizada de un video en redes sociales, la eliminación indebida de una grabación clave para un proceso disciplinario, o la filtración de imágenes de menores en zonas comunes— el riesgo jurídico es doble. Por un lado, frente a los titulares y sus familias; por otro, frente a la autoridad de protección de datos, que puede verificar si la administración del conjunto o el propietario horizontal han cumplido con la Ley 1581, con sus decretos y con las guías específicas de videovigilancia y NNA.
Desde TODO EN UNO.NET hemos visto cómo, con un buen diagnóstico, es posible alinear seguridad física, convivencia y Habeas Data. Se puede seguir protegiendo el edificio sin vulnerar derechos fundamentales, con avisos claros, protocolos de acceso a las imágenes, tiempos de conservación razonables y reportes adecuados en el RNBD.
El emprendedor digital que crece en redes y se olvida de la SIC
El tercer avatar es el emprendedor digital que vende por redes sociales, tiene una tienda en línea, usa plataformas de pago y servicios en la nube, y en pocos meses pasa de tener veinte clientes a miles de registros, suscriptores y leads. Está concentrado en campañas, funnels, webinars y analítica de marketing, pero rara vez se detiene a pensar que cada pixel de seguimiento, cada formulario y cada chatbot está capturando datos personales que, en Colombia, se rigen por la Ley 1581.
Este tipo de negocios suele copiar políticas de privacidad genéricas, instalar cookies sin consentimiento informado, integrar herramientas de terceros que hacen transferencias internacionales de datos y, por supuesto, olvidar por completo la existencia del RNBD. La idea de sentarse a diligenciar un formulario de la SIC parece lejana frente a las urgencias diarias de vender y sobrevivir. Sin embargo, si el proyecto crece y atrae la atención de aliados, inversionistas o clientes corporativos, una debida diligencia básica puede evidenciar ausencias de autorización, falta de registro en el RNBD y nula gestión de incidentes de seguridad.
Cuando ese emprendedor quiere escalar, vender su empresa o firmar un contrato grande, la ausencia de cumplimiento se convierte en un freno serio, con ajustes de última hora, renegociaciones o pérdida de oportunidades. Por eso, incorporar el Habeas Data y el RNBD en la estructura del modelo de negocio no es un lujo jurídico, es una inversión en reputación y valor futuro.
Responsabilidad demostrada y transferencias internacionales: el nuevo estándar
La SIC viene insistiendo en el principio de responsabilidad demostrada, particularmente en el contexto de programas integrales de gestión de datos personales y de transferencias internacionales. Esto implica que ya no basta con declarar que cumples; tienes que poder probarlo con políticas, matrices de riesgo, contratos con encargados y protocolos de respuesta a incidentes. La propia autoridad ha publicado la “Guía para la implementación del principio de responsabilidad demostrada en las transferencias internacionales”, donde aterriza qué espera ver cuando los datos viajan a otros países o proveedores en la nube.
Desde la perspectiva de las mejores prácticas internacionales, esto se conecta con el principio de accountability del Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea, con las obligaciones de transparencia y opt-out reforzado de la normativa de California (CCPA/CPRA) y con la exigencia de bases legales y mecanismos específicos para transferencias internacionales en la LGPD brasileña.
El mensaje global es coherente: el responsable no puede esconderse detrás del proveedor tecnológico ni de la nube; sigue siendo el dueño del riesgo y debe asumirlo.
En el contexto colombiano, esta responsabilidad demostrada se materializa en varios frentes: la exigencia de actualizar el RNBD entre el 2 de enero y el 31 de marzo, el reporte semestral de reclamaciones, la documentación de incidentes de seguridad y la implementación de programas integrales que articulen lo jurídico, lo tecnológico y lo organizacional.
Quien aborda estos temas de manera seria tiene argumentos para defenderse ante una visita de la SIC; quien “deja todo para después” se queda sin piso.
Cómo resolverlo con TODO EN UNO.NET: de la urgencia al modelo sostenible
Cuando acompaño a una organización en Habeas Data, rara vez empezamos hablando del formulario del RNBD. Empezamos hablando de la realidad del negocio, de sus dolores, de su exposición mediática, de su cultura interna y de su nivel de madurez digital. A partir de ahí trabajamos en tres fases que convierten el cumplimiento en una herramienta de confianza, no en un castigo.
La primera fase es el análisis inicial. Aquí levantamos el inventario real de bases de datos, identificamos los sistemas, proveedores y flujos de información, revisamos lo que ya se ha reportado a la SIC y contrastamos esa información con lo que realmente ocurre en la operación diaria. Esta fase incluye la revisión de contratos con encargados, la forma como se recogen las autorizaciones, los canales para ejercer derechos y los incidentes de seguridad que han ocurrido. Al final, obtienes un diagnóstico claro de brechas, riesgos y prioridades para llegar bien a la fecha límite del 31 de marzo de 2026.
La segunda fase es la definición estratégica. No se trata de llenar plantillas genéricas, sino de construir un programa integral de protección de datos adaptado a tu realidad. Aquí definimos políticas, manuales, procedimientos y formatos, pero también diseño de procesos, responsabilidades, esquemas de capacitación y decisiones sobre tecnología. Nos aseguramos de que la actualización del RNBD para el corte del 31 de marzo de 2026 no sea un esfuerzo aislado, sino la expresión de un sistema vivo que se va a mantener durante los próximos años.
La tercera fase es la implementación y el acompañamiento. Aquí te ayudamos a inscribir o actualizar el RNBD, a cargar la información correcta, a estructurar el reporte de reclamaciones, a establecer protocolos para videovigilancia, tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes, comercio electrónico y transferencias internacionales. No nos quedamos en el documento, sino que acompañamos a tu equipo para que interiorice el modelo y pueda continuar su gestión con autonomía. Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
Antes, durante y después del acompañamiento
Pensemos en “Residencial Los Nogales”, un conjunto ficticio muy parecido a muchos que he conocido en la vida real. Antes de contactarnos, el administrador tenía la sensación de que “algo” faltaba en Habeas Data, pero las prioridades eran otras: arreglar el ascensor, negociar con el proveedor de seguridad, responder a los copropietarios más insistentes. Las cámaras funcionaban, los vigilantes rotaban turnos y existía un reglamento interno, pero nadie sabía dónde estaba la política de tratamiento, el aviso de videovigilancia era un papel amarillento detrás de una cartelera y el RNBD se había inscrito una vez, hace años, sin volver a tocarse.
El punto de quiebre llegó cuando una familia reclamó por la difusión de un video en el chat de la copropiedad, donde aparecía su hijo menor. El conflicto escaló, se habló de ir a la SIC y el administrador entendió que el riesgo ya no era teórico. Durante el acompañamiento con TODO EN UNO.NET, hicimos un diagnóstico completo: revisamos contratos con la empresa de seguridad, protocolos de entrega de grabaciones, tiempos de conservación, inventario de bases de datos y todo lo que se había (y no se había) reportado al RNBD. Construimos un programa integral simple pero robusto, ajustado al presupuesto real de la copropiedad.
Rediseñamos avisos claros, se capacitó al personal, se crearon formatos de respuesta a titulares, se definieron tiempos y responsables para la atención de quejas, se ajustó el contrato con la empresa de seguridad y se actualizó el RNBD con información coherente y verificable. Después de ese proceso, el administrador dejó de vivir con miedo a la “visita de la SIC” y empezó a hablar de protección de datos con propiedad en las asambleas. La copropiedad ganó confianza interna, redujo conflictos por manejo de cámaras y hoy, cuando un titular pregunta por sus derechos, la respuesta es tranquila, estructurada y oportuna. Eso es lo que buscamos: transformar el cumplimiento en tranquilidad y reputación.
Lo que está en juego de aquí al 31 de marzo de 2026 no es solo una fecha en el calendario, es la forma como tu organización decide relacionarse con los datos de las personas que confían en ella. Desde TODO EN UNO.NET evitamos que el tema del RNBD se convierta en un incendio de última hora y lo transformamos en una oportunidad para ordenar la casa, fortalecer tu reputación y diferenciarte frente a tu competencia. Nuestro enfoque combina lo jurídico, lo tecnológico y lo humano: no solo redactamos políticas, sino que revisamos tus sistemas, tus contratos, tus flujos de información y la forma como tu equipo opera día a día.
En la fase de atracción, usamos un diagnóstico sin riesgo para ayudarte a identificar brechas y priorizar acciones, sin abrumarte con normas, artículos y decretos. En la fase de conversión, estructuramos contigo un programa mínimo viable de Habeas Data: lo suficiente para cumplir, demostrar responsabilidad y reducir riesgos reales, sin exigir inversiones imposibles ni estructuras burocráticas que nadie va a usar. Ese es nuestro Producto Mínimo Viable en protección de datos: un modelo funcional, aterrizado y sostenible que te permite llegar bien preparado al corte del RNBD de 2026 y a los siguientes.
En la fase de fidelización, no desaparecemos después del registro. Te acompañamos en la actualización periódica, en el reporte de reclamos, en la gestión de incidentes y en las decisiones sobre nuevas tecnologías, proveedores en la nube o proyectos con datos sensibles. Transformamos el cumplimiento en un aliado estratégico: algo que puedes mostrar con orgullo a clientes, aliados, inversionistas y autoridades. Al final, la promesa es simple y profunda a la vez: Transformamos el cumplimiento en confianza y ventaja competitiva.
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