Cada día, más empresas migran sus datos y procesos a servicios de computación en la nube sin entender plenamente las implicaciones legales y técnicas de esa decisión. Lo que parece una ventaja —costos bajos, acceso remoto, automatización— puede convertirse en un riesgo serio: fugas de información, pérdida de control o sanciones por incumplir la Ley 1581 de 2012.
En Colombia, la Superintendencia de Industria y Comercio ha sancionado entidades que usaron proveedores sin cláusulas adecuadas de confidencialidad o sin registros ante la SIC. A nivel internacional, el GDPR europeo y la LGPD brasileña han impuesto multas millonarias por descuidos similares.
Este artículo te mostrará cómo proteger tu organización, entender los contratos de nube y aplicar la responsabilidad demostrada (accountability) con el respaldo de TODO EN UNO.NET, pioneros en Habeas Data empresarial desde 2012.
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La nube no exime la ley: el error más común
Imagina que tu empresa contrata un servicio de almacenamiento en la nube para guardar bases de datos de clientes, historiales médicos o grabaciones de cámaras de seguridad. Todo parece bajo control… hasta que un día, un archivo con datos personales aparece filtrado en internet o transferido a servidores fuera del país sin autorización.
Este tipo de escenarios no son hipotéticos: la SIC ha sancionado a empresas por almacenar información en nubes extranjeras sin verificar la ubicación de los servidores ni las cláusulas de transmisión internacional. El Decreto 1074 de 2015 exige que el Responsable del Tratamiento mantenga el control, incluso si contrata a un Encargado del Tratamiento en otro país.
Pero muchas organizaciones, atraídas por los beneficios económicos de la nube, olvidan que delegar no significa desligarse. La responsabilidad sigue siendo tuya.
El verdadero alcance del Habeas Data en la nube
La computación en la nube implica que los datos personales se procesan y almacenan en infraestructuras externas —a veces ubicadas en diferentes jurisdicciones— donde la legislación aplicable puede cambiar radicalmente
Por eso, la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios establecen que el control y la responsabilidad no se transfieren con el contrato, y que el Responsable debe asegurarse de que el proveedor garantice los principios de seguridad, confidencialidad, disponibilidad e integridad.
El Dictamen 05/2012 del Grupo de Trabajo del Artículo 29 (base del GDPR) clasifica los riesgos de la nube en dos grandes categorías:
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Falta de control sobre los datos: se pierde visibilidad sobre quién accede, dónde se almacenan y cómo se protegen.
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Falta de información sobre el tratamiento: el cliente desconoce las subcontrataciones, ubicaciones geográficas o normativas aplicables.Ambas condiciones se presentan con frecuencia en Colombia, especialmente en negocios que usan servicios “gratuitos” o contratos estándar sin revisión legal.
Casos reales que deberían preocuparte
El caso de Rappi (2022), sancionada por no garantizar la confidencialidad en el manejo de datos de usuarios, demostró que la externalización no libera de obligaciones. Igualmente, Movistar fue sancionada por la SIC al permitir la exposición indebida de datos personales por fallas en sus plataformas digitales.
En el ámbito financiero, Banco Caja Social recibió observaciones por no acreditar controles suficientes en su relación con proveedores tecnológicos.
Estos casos comparten un patrón: delegar operaciones sin cláusulas claras sobre incidentes de seguridad, subencargados y notificación a los titulares.
Si tu empresa o conjunto residencial usa cámaras conectadas a servicios en la nube, o sistemas administrativos en línea con datos de residentes o empleados, la ley exige autorización previa, registro RNBD y protocolos de tratamiento específicos.
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Comparando con el mundo: GDPR, CCPA y LGPD
Mientras en Colombia la SIC lidera la vigilancia del Habeas Data, el panorama internacional ofrece lecciones poderosas.
El GDPR europeo exige un enfoque preventivo basado en la responsabilidad demostrada (accountability): cada organización debe poder probar que cumple las medidas de seguridad, no solo declararlo.
En Estados Unidos, el CCPA de California otorga a los consumidores el derecho a conocer, eliminar y limitar el uso de sus datos, imponiendo multas de hasta USD 7.500 por violación intencional.
En Brasil, la LGPD replica gran parte del modelo europeo y obliga a designar un encargado de protección de datos (DPO), incluso para medianas empresas que operen digitalmente.
Comparado con estos modelos, la regulación colombiana se encuentra en un punto intermedio: sólida en principios, pero dependiente de la gestión voluntaria del cumplimiento.
Aquí es donde TODO EN UNO.NET marca la diferencia: convertimos la obligación legal en una oportunidad de confianza y ventaja competitiva.
El contrato de nube: más que un servicio, una obligación jurídica
El documento de la SIC enfatiza que el contrato entre el cliente (Responsable) y el proveedor (Encargado) debe contemplar aspectos esenciales
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Limitación de la finalidad del tratamiento.
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Notificación de incidentes de seguridad.
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Apoyo al ejercicio de derechos de los titulares.
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Confidencialidad y subcontratación transparente.
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Portabilidad y destrucción de datos.
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Sanciones por incumplimiento y niveles de servicio (SLA).En TODO EN UNO.NET ayudamos a revisar, redactar y ajustar estos contratos bajo el principio de responsabilidad demostrada, evitando ambigüedades que puedan generar sanciones o pérdida de información.
Cuando el ahorro sale caro
Hace dos años, un conjunto residencial de 220 apartamentos decidió migrar su sistema de videovigilancia a la nube. La propuesta del proveedor parecía ideal: “almacenamiento ilimitado y acceso desde el celular”.
Sin embargo, las cámaras quedaron vinculadas a servidores en Estados Unidos y España, sin autorización de transferencia internacional ni cláusulas de confidencialidad.
Un incidente de fuga de video llevó a una investigación de la SIC. El administrador, al no contar con políticas internas ni registro de base de datos, fue considerado responsable del tratamiento.
El costo final superó los 80 millones en sanciones y adecuaciones.
Tras ese episodio, el conjunto contrató a TODO EN UNO.NET para implementar su Política Integral de Protección de Datos, registrar el RNBD y crear el Manual de Videovigilancia.
Hoy operan en cumplimiento total, con evidencias de accountability y tranquilidad jurídica.
Hacia la responsabilidad demostrada
El modelo colombiano evolucionó gracias a las Guías de Accountability de la SIC (2023–2024), que exigen un sistema formal de administración de riesgos.
Esto implica que toda empresa debe:
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Identificar los riesgos del tratamiento, incluidos los servicios en la nube.
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Implementar controles preventivos.
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Documentar las decisiones.
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Monitorear incidentes y brechas de seguridad.No basta con tener políticas en papel; la responsabilidad debe demostrarse con evidencias. TODO EN UNO.NET acompaña este proceso en tres fases estratégicas:
1️⃣ Análisis inicial
Evaluamos tus contratos, bases de datos y flujos de información para identificar brechas frente a la Ley 1581, el Decreto 1074 y las guías de la SIC.
2️⃣ Definición estratégica
Diseñamos un plan adaptado a tu realidad (empresa privada, PH, colegio, entidad estatal o comercio electrónico) con protocolos, avisos de privacidad y medidas técnicas acordes.
3️⃣ Implementación y acompañamiento continuo
Aplicamos las políticas, realizamos capacitaciones, registramos ante la SIC y aseguramos el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada, incluyendo videovigilancia y tratamiento de NNA.
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Del riesgo a la confianza
Un colegio privado en Manizales enfrentaba una queja ante la SIC por compartir imágenes de estudiantes sin autorización. Tras asesorarse con TODO EN UNO.NET, implementó políticas para el tratamiento de datos de NNA, protocolos de cámaras y capacitaciones al personal docente.
El resultado fue ejemplar: pasó de estar bajo investigación a ser caso de referencia por su compromiso con la privacidad infantil.
Ese es el impacto real de la consultoría funcional inteligente: transformar el cumplimiento legal en cultura organizacional y reputación digital.
Cumplir con Habeas Data no es solo evitar sanciones: es construir confianza, fidelizar clientes y asegurar la continuidad del negocio. En TODO EN UNO.NET acompañamos cada etapa del proceso —desde el diagnóstico hasta la auditoría de accountability— para garantizar que tus servicios en la nube cumplan con la ley y con los estándares internacionales (GDPR, CCPA, LGPD).
Ofrecemos manuales, políticas personalizadas, registros RNBD, control de videovigilancia, tratamiento de datos de NNA y gestión de transferencias internacionales.
Y lo hacemos bajo un enfoque práctico y humano: “Transformamos el cumplimiento en confianza y ventaja competitiva.”
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
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Julio César Moreno Duque
Fundador – Consultor Senior en Tecnología y Transformación Empresarial
División Habeas Data – TODO EN UNO.NET
👉 “Nunca la tecnología por la tecnología en sí misma, sino la tecnología por la funcionalidad.”
“Proteger los datos no es un trámite: es un acto de respeto hacia quienes confían en tu empresa.”
