Protección de datos personales en los servicios postales
por:TODO EN UNO.NET•
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Imagina que un paquete con información confidencial de tus clientes, o una carta con datos personales, termina en manos equivocadas. En ese momento, la confianza desaparece y la reputación de tu empresa queda expuesta.
Este tipo de situaciones son más comunes de lo que parece, y por eso la Superintendencia de Industria y Comercio ha establecido principios claros para los operadores postales: garantizar la inviolabilidad de la correspondencia, la confidencialidad de los datos personales y el cumplimiento del derecho fundamental al Habeas Data.
Bajo la Ley 1369 de 2009 y la Ley 1581 de 2012, tanto los operadores como las empresas que usan servicios postales están obligados a proteger los datos que tratan. No se trata solo de cumplir la ley, sino de respetar la confianza de las personas.
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El correo físico también tiene derechos digitales
Cuando hablamos de protección de datos personales, muchos piensan en plataformas digitales, formularios web o bases de datos en la nube. Sin embargo, los servicios postales —tradicionales o especializados— también implican tratamiento de datos personales.
Cada guía, cada envío, cada comprobante contiene información que identifica a una persona: nombre, dirección, número de identificación, teléfono y, en ocasiones, información comercial o financiera.
Por eso, la Ley 1369 de 2009 obliga a los operadores postales a garantizar el secreto e inviolabilidad de las comunicaciones, la confidencialidad de los datos y la neutralidad tecnológica, evitando que los objetos postales sean interceptados o abiertos sin orden de autoridad competente
Entre sobres y bases de datos: una misma responsabilidad
Un error común en las empresas es pensar que los datos en papel no están sujetos a la misma protección que los digitales. Pero cuando un envío contiene información personal, el operador postal se convierte en encargado del tratamiento, mientras que el remitente (empresa o entidad) actúa como responsable.
Ambos deben cumplir principios como:
Finalidad legítima: los datos solo pueden usarse para enviar o entregar el objeto postal.
Circulación restringida: la información no puede compartirse con terceros no autorizados.
Seguridad y confidencialidad: deben adoptarse medidas físicas y tecnológicas para evitar fugas o accesos indebidos.
Temporalidad: los datos deben conservarse solo durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del envío.
Ignorar estos deberes puede acarrear sanciones que, según la Superintendencia de Industria y Comercio, llegan hasta 2.000 salarios mínimos legales vigentes por incumplimiento de las normas de protección de datos.
Casos reales que marcaron precedente
En Colombia, la SIC ha sancionado a empresas por la pérdida o mal manejo de información contenida en objetos postales.
Un ejemplo fue el de empresas de mensajería que extraviaron documentos con información de clientes bancarios y tributarios, vulnerando el principio de seguridad de la información.
En estos casos, no bastó con reponer el envío; la autoridad determinó que hubo un incumplimiento del deber de custodia y confidencialidad, lo que implicó sanciones por falta de medidas adecuadas.
Estos precedentes muestran que el tratamiento físico de la información también debe cumplir con la protección digital, pues el riesgo reputacional es el mismo.
Principios que guían el deber postal y digital
La Cartilla de Protección de Usuarios de Servicios Postales resume los principios fundamentales que rigen el servicio postal, y que hoy se integran directamente con el Habeas Data:
Secreto e inviolabilidad: el operador debe impedir cualquier apertura o interceptación sin orden judicial.
Neutralidad y confidencialidad: los datos se usan solo para prestar el servicio, sin depender de una tecnología específica.
Favorabilidad: cualquier duda en la interpretación de la norma se resuelve a favor del usuario.
Información veraz y suficiente: el usuario debe conocer tarifas, tiempos y derechos antes y durante el contrato.
Protección de datos personales: el operador debe contar con autorización expresa del usuario desde la suscripción del contrato
Estos principios no son simples formalidades. Representan un pacto ético entre el operador y el ciudadano, donde la confianza es el valor central.
El silencio administrativo y la voz del usuario
Uno de los derechos más poderosos para los usuarios postales es el del silencio administrativo positivo: si el operador no responde una queja o solicitud en los plazos establecidos, la ley presume que la decisión favorece al usuario.
Este principio, previsto en la Cartilla y en la Ley 1369, protege al ciudadano frente a la indiferencia institucional y promueve la rendición de cuentas.
Además, todo usuario puede presentar Peticiones, Quejas o Reclamos (PQR) en forma verbal, escrita o electrónica, sin formalidades. Y si la respuesta no satisface, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, que actúa como autoridad de control.
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Las leyes de protección de datos más avanzadas del mundo también reconocen que los datos físicos son parte del ecosistema de privacidad.
En la Unión Europea, el GDPR extiende la protección a cualquier forma de tratamiento, incluso manual, de información personal.
En California, la CCPA impone obligaciones similares sobre el almacenamiento, transmisión o destrucción de datos físicos.
En Brasil, la LGPD exige medidas de seguridad equivalentes para medios digitales y analógicos.
Colombia, al integrar la Ley 1369 de 2009 con la Ley 1581 de 2012, se ubica en el mismo nivel normativo, aunque aún falta fortalecer la cultura empresarial del cumplimiento.
El accountability llega al correo
El concepto de responsabilidad demostrada (accountability) implica que los operadores postales no solo deben cumplir, sino también demostrar que cumplen.
Esto significa documentar políticas de privacidad, registros de envío, protocolos de seguridad y evidencia de capacitación del personal.
TODO EN UNO.NET, a través de su división Habeas Data y Cumplimiento (HDC), acompaña a empresas y operadores en este proceso de madurez normativa, asegurando que la protección de datos sea un activo de confianza y no un dolor de cabeza regulatorio.
Hace unos meses, una empresa de mensajería nacional nos contactó después de recibir múltiples reclamaciones por la pérdida de documentos confidenciales. Habían cumplido con la entrega física, pero no con los protocolos de seguridad exigidos.
En TODO EN UNO.NET realizamos un diagnóstico integral: desde la trazabilidad del envío hasta el análisis del consentimiento en sus bases de datos. En menos de 30 días, la empresa implementó políticas de protección de datos, capacitó a su personal y actualizó su manual de privacidad.
Hoy no solo evita sanciones, sino que ha ganado la confianza de sus clientes corporativos. Esa es la diferencia entre cumplir la ley y transformar el cumplimiento en valor.
En TODO EN UNO.NET sabemos que el cumplimiento no se improvisa. Cada dato tratado, cada paquete enviado y cada usuario atendido debe ser protegido con responsabilidad.
Nuestra consultoría integral cubre desde el registro ante la SIC hasta la implementación de políticas de Habeas Data, pasando por el diseño de contratos postales seguros, la gestión de PQRs y la auditoría de procesos físicos y digitales.
Evitar sanciones no es suficiente: el verdadero valor está en convertir la protección de datos en confianza, reputación y ventaja competitiva.
Transformamos el cumplimiento en una estrategia que fortalece tu marca y protege tu operación.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
