Implementar Habeas Data: del deber legal a la confianza
por:TODO EN UNO.NET•
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Imagina que un día un cliente descubre que su información personal circula en internet sin su consentimiento. O que una cámara de videovigilancia en tu conjunto graba sin aviso previo. En cuestión de horas, lo que parecía un simple descuido se convierte en una sanción que puede superar los 2.000 salarios mínimos y, lo peor, en una pérdida irreparable de confianza.
La Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios no son solo un requisito legal: son una herramienta para construir relaciones éticas y seguras con quienes confían en tu empresa. Implementar correctamente los formatos modelo de Habeas Data —autorizaciones, avisos de privacidad, manuales y políticas— no es burocracia; es protección, reputación y futuro.
Este blog te mostrará cómo hacerlo bien, con ejemplos reales y una metodología práctica que TODO EN UNO.NET ha perfeccionado durante más de una década.
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La realidad que las empresas prefieren ignorar
En Colombia, más del 70 % de las empresas, conjuntos residenciales y entidades públicas que tratan datos personales aún no cumplen completamente con la Ley 1581 de 2012. Muchas creen que tener una política de privacidad en la web es suficiente. No lo es.
El Habeas Data no se trata solo de avisar: se trata de demostrar que se cumple. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) lo llama “responsabilidad demostrada”, y exige a cada organización conservar evidencia del consentimiento, informar claramente al titular, y garantizar que los datos solo se usen para el fin autorizado.
Los casos más recientes de sanciones evidencian que los errores más comunes siguen siendo los mismos: cámaras sin aviso visible, bases de datos sin registro ante la SIC, políticas copiadas de internet y autorizaciones incompletas. La buena noticia es que todo esto se puede prevenir si se aplican correctamente los formatos modelo desarrollados por la misma SIC
Cartilla formatos datos Persona…
El marco legal que todo responsable debe dominar
La Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y reforzada por sentencias como la C-748 de 2011, establece que ningún dato personal puede tratarse sin el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Esto significa que el responsable debe solicitar la autorización antes de recolectar el dato y conservar prueba verificable de ese consentimiento.
El artículo 8 de la Ley 1581 es claro: el titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información. Y el artículo 17 impone al responsable el deber de adoptar medidas de seguridad, políticas claras y procedimientos para atender reclamos y consultas.
A nivel internacional, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea va más allá: exige bases de legitimación, evaluaciones de impacto y designación de un Data Protection Officer. En Estados Unidos, la California Consumer Privacy Act (CCPA) reconoce el derecho a oponerse a la venta de datos. Y en Brasil, la Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) establece la obligación de comunicar incidentes de seguridad.
Colombia avanza en la misma dirección: la SIC ya exige accountability, gestión de riesgos y evidencias documentales que respalden el cumplimiento.
El corazón del Habeas Data: la autorización informada
De acuerdo con la cartilla oficial de la SIC, la autorización es el consentimiento del titular para el tratamiento de sus datos. Debe ser previa, expresa e informada, y puede otorgarse por escrito, verbalmente o mediante conductas inequívocas —como ingresar a un lugar con aviso de videovigilancia visible
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El error más frecuente en empresas y propiedades horizontales es no conservar prueba de esa autorización. Una simple planilla o formulario sin respaldo no basta. En caso de auditoría o denuncia, la SIC puede exigir evidencia y sancionar si no se acredita la obtención válida del consentimiento.
En TODO EN UNO.NET enseñamos que la autorización debe contener tres pilares:
Finalidad legítima y específica: para qué se recolectan los datos.
Derechos del titular: acceso, corrección, supresión y revocatoria.
Datos del responsable: nombre, dirección, correo y teléfono.
Cuando se trata de datos sensibles (salud, orientación sexual, religión, origen étnico, biometría), la autorización debe incluir un aviso explícito sobre el carácter sensible y dejar claro que el titular no está obligado a entregarlos.
Los menores de edad: un caso de protección reforzada
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA) tiene un régimen especial. La autorización debe provenir de sus representantes legales, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado. Cualquier base de datos que contenga información de estudiantes, deportistas, beneficiarios o residentes menores de edad debe estar amparada por políticas y avisos específicos.
En 2023, varios colegios en Bogotá y Medellín fueron sancionados por publicar fotos de menores sin consentimiento, vulnerando los artículos 7 y 8 de la Ley 1581. Las sanciones no solo fueron económicas, sino reputacionales.
TODO EN UNO.NET asesora a instituciones educativas y fundaciones en la creación de protocolos de tratamiento de datos de menores, con formatos adaptados al lenguaje infantil y autorizaciones parentales firmadas electrónicamente, en cumplimiento de las guías actualizadas de la SIC.
Videovigilancia: el ojo que todo lo ve… y sanciona
Los sistemas de cámaras son una de las fuentes más comunes de infracciones. La SIC considera la imagen un dato personal, y exige avisos visibles en los accesos, manuales de videovigilancia y registros de las grabaciones.
En 2024, una empresa de seguridad privada fue multada por no informar a los visitantes que sus imágenes serían almacenadas. El aviso estaba oculto detrás de una puerta.
El cumplimiento implica más que instalar letreros: debe existir una política clara que indique quién administra las grabaciones, cuánto tiempo se conservan y cómo pueden los titulares ejercer sus derechos.
TODO EN UNO.NET implementa estos esquemas con enfoque de responsabilidad demostrada: diagnóstico del sistema, elaboración del aviso, registro ante la SIC y capacitación del personal de seguridad.
Manual interno y política de tratamiento: la estructura del cumplimiento
La cartilla SIC exige que todo responsable tenga un manual interno de políticas y procedimientos, donde se documente cómo se atienden las quejas y reclamos de los titulares, y una política de tratamiento disponible públicamente
Cartilla formatos datos Persona…
El manual es de uso interno; la política, de conocimiento público. Ambas deben incluir:
Datos de contacto del responsable.
Finalidades y tipo de tratamiento.
Procedimientos para ejercer los derechos.
Vigencia de las bases de datos y fecha de entrada en vigor.
Además, todo cambio sustancial debe ser comunicado antes de implementarse. Las empresas que copian políticas genéricas cometen un error grave: la SIC puede verificar la coherencia entre el documento y las prácticas reales.
Por eso, en TODO EN UNO.NET adaptamos cada política a la operación del cliente: call centers, consultorías, clínicas, conjuntos residenciales o startups tecnológicas.
Comparando con los estándares globales
El GDPR europeo exige trazabilidad total: cada tratamiento debe tener base legal, responsable designado y medidas técnicas documentadas. La CCPA prioriza el derecho a “opt-out”, mientras que la LGPD brasileña impone la obligación de reportar incidentes de seguridad en menos de 48 horas.
Colombia aún no ha implementado estas medidas de forma obligatoria, pero la SIC ya exige a las organizaciones demostrar su accountability, conservar evidencia de capacitaciones y definir roles de “Responsable” y “Encargado”.
El futuro apunta hacia la gestión integral del cumplimiento, donde el Habeas Data se conecte con la seguridad de la información, la ética digital y la inteligencia artificial responsable. TODO EN UNO.NET integra estas áreas bajo una sola estrategia, combinando protección legal, seguridad técnica y cultura organizacional.
Del cumplimiento a la ventaja competitiva
Cumplir la ley es solo el primer paso. Las organizaciones que gestionan correctamente los datos personales logran algo más poderoso: confianza. En un mercado donde los clientes comparten sus datos por correo, redes o biometría, confiar en quién los protege se vuelve un factor decisivo.
Las empresas que demuestran transparencia —por ejemplo, publicando sus políticas, ofreciendo mecanismos sencillos de consulta y capacitando a sus colaboradores— ganan reputación y lealtad.
El Habeas Data deja de ser un trámite cuando se convierte en parte de la cultura.
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Hace unos años, una clínica de Manizales fue sancionada por publicar historias clínicas en una nube sin protección. Cuando acudió a TODO EN UNO.NET, el caos era total: archivos duplicados, accesos sin control y cero trazabilidad.
Iniciamos con un diagnóstico de brechas: ¿qué datos se trataban? ¿quién tenía acceso? ¿existía autorización?
Después, diseñamos un plan de cumplimiento a la medida, incluyendo manual interno, política pública y registro RNBD. En seis meses, la clínica no solo superó la auditoría de la SIC, sino que adoptó una cultura de protección de datos. Hoy, su sello “Cumple Habeas Data con TODO EN UNO.NET” se ha convertido en una garantía para sus pacientes.
“Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.”
En TODO EN UNO.NET transformamos el cumplimiento normativo en una ventaja competitiva. Nuestro modelo integral se basa en tres fases:
1️⃣ Análisis inicial: diagnóstico técnico y jurídico para identificar brechas y riesgos.
2️⃣ Definición estratégica: plan de acción alineado con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377, la Sentencia C-748 y estándares internacionales.
3️⃣ Implementación y acompañamiento: elaboración de políticas, manuales, formatos de autorización, avisos de privacidad, registros RNBD, accountability y gestión de videovigilancia.
Nuestro enfoque de Producto Mínimo Viable (PMV) permite que cualquier empresa —sin importar su tamaño— pueda cumplir con la ley de forma escalonada, sin frenar su operación.
Transformamos el cumplimiento en confianza y la confianza en crecimiento.
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Fundador – Consultor Senior en Tecnología y Transformación Empresarial
División Habeas Data – TODO EN UNO.NET
👉 “Nunca la tecnología por la tecnología en sí misma, sino la tecnología por la funcionalidad.”
Proteger los datos no es un trámite: es un acto de respeto hacia quienes confían en tu empresa. Cada autorización firmada, cada aviso visible y cada política publicada son huellas de tu compromiso con la confianza digital. Cumplir la ley es importante; hacerlo con sentido transforma tu organización desde adentro.
