Imagina llegar a la portería de tu conjunto y que el vigilante te pida "por seguridad" que registres tu huella dactilar o rostro en un sistema de reconocimiento. Parece algo rutinario en la era digital, hasta que un día estalla el escándalo: una filtración de datos expone las huellas de varios residentes o incluso termina en una sanción millonaria de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por exigir datos sensibles sin permiso. Casos así son reales en Colombia: recientemente un conjunto residencial tuvo que eliminar todos los datos biométricos que recolectó con reconocimiento facial sin autorización de los residentes. La Ley 1581 de 2012 protege tus datos personales con rigor. Si tu empresa o propiedad horizontal aún no toma en serio estas normas, está jugando con fuego legal y reputacional. ¿El resultado? Pérdida de confianza, demandas y multas asfixiantes. ¿Cómo evitarlo?
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La portería no es tierra de nadie: el problema de los datos
Hagamos un diagnóstico sencillo: ¿qué está pasando en tu conjunto residencial con los datos personales? Muchos administradores instalan cámaras de seguridad o sistemas biométricos creyendo que así protegen mejor a todos, sin darse cuenta de que podrían estar vulnerando el derecho fundamental de habeas data. Piensa en ese administrador de edificio que cree que pedir la huella a cada visitante es “lo normal”. Con la mejor intención, está a un paso de un problema gigante: una queja ante la SIC, la pérdida de confianza de sus usuarios, o incluso un escándalo público por mal manejo de información.
La situación típica: la asamblea decide modernizar la seguridad y contrata un lector facial en portería. Se recolectan los rostros de residentes y empleados sin mediar consentimiento explícito. Mientras todo marcha bien, nadie cuestiona nada. Pero el día que un residente se niega a “dar su cara” para entrar, o descubre que sus datos circulan sin control, el castillo de naipes se tambalea. No es para menos: es ilegal. Los datos biométricos son sensibles y la ley prohíbe recopilarlos sin autorización clara. Nadie puede condicionarte la entrada a tu casa por no querer entregar tu huella o tu rostro.
Un caso reciente lo evidenció: un conjunto residencial instaló reconocimiento facial como único método de ingreso, sin consentimiento de varios residentes. ¿El desenlace? La SIC intervino, ordenó eliminar esos datos de inmediato y obligó al conjunto a ofrecer alternativas menos invasivas (carné, tarjeta, código) para el ingreso. En resumen, nadie puede forzar a otro a dar sus datos biométricos. Este ejemplo expuso el desconocimiento general de las normas de protección de datos, pese a que llevan más de una década vigentes.
Tus datos, tus derechos: el panorama legal en Colombia
En Colombia, el derecho al habeas data es fundamental. La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 establecen las reglas de juego para cualquier entidad (pública o privada) que maneje información personal. Incluso antes de la ley, la Corte Constitucional, en la Sentencia C-748 de 2011, enfatizó que tus datos son tuyos y solo pueden tratarse con bases legales sólidas y, generalmente, con tu consentimiento informado.
La regla de oro: si vas a recolectar o usar datos personales, necesitas autorización previa, expresa e informada del titular. Y tratándose de datos sensibles –como huellas, rasgos faciales, datos de salud, etc.– está prohibido su tratamiento salvo consentimiento expreso (o alguna excepción muy puntual). Por eso tu conjunto no puede imponer la huella digital obligatoria ni tu empresa puede pedir datos ultra personales sin explicarte y sin opción de negarte.
Además, la ley impone deberes a los responsables del tratamiento: debes tener una política de privacidad accesible, atender los reclamos o solicitudes de los titulares en plazos cortos, registrar ciertas bases de datos en el RNBD (Registro Nacional de Bases de Datos), y proteger la información con medidas de seguridad adecuadas. Así que si tu organización no tiene un manual de protección de datos ni ha notificado a nadie sobre el uso de cámaras, ya tienes varias tareas pendientes.
La SIC ha emitido guías para aterrizar estas obligaciones en contextos específicos: videovigilancia (avisos visibles y uso limitado de las grabaciones), datos de niños, niñas y adolescentes (tratar solo si hay autorización de padres y un propósito que redunde en su interés superior), comercio electrónico (transparencia en el uso de datos de clientes en línea), sector público (las entidades estatales también deben cumplir principios de protección), e incluso sobre transferencias internacionales de datos (no enviar datos a países sin protección adecuada sin medidas adicionales o permisos especiales). En 2024, además, la SIC reforzó el principio de responsabilidad demostrada (accountability): ahora las empresas y entidades deben no solo cumplir, sino poder demostrarlo. Esto implica llevar documentación, evidencias de capacitación, evaluaciones de riesgo, etc. En palabras simples: no vale decir “no sabía” o “ya corregiré” cuando te investigan; debes anticiparte y hacer las cosas bien desde ya.
¿Te sientes abrumado con tanta obligación? Tranquilo, no estás solo en esto. Nuestro equipo puede ayudarte a convertir el caos legal en un sistema claro y sencillo.
Cuando ignorar la ley cuesta caro: casos reales
Veamos algunos ejemplos concretos de lo que pasa por saltarse las normas de protección de datos (spoiler: duele en el bolsillo y en la reputación): Movistar fue multada con más de $200 millones por consultar el historial crediticio de un cliente sin permiso para ofrecerle servicios (y de paso afectar su puntaje crediticio); Rappi, cerca de $300 millones por seguir enviando mensajes promocionales a un usuario que había solicitado la eliminación de sus datos (y por no probar que tenía su autorización para marketing); un banco fue sancionado con casi $500 millones porque un cliente tuvo que suplicar durante meses que borraran sus datos de contacto y dejaran de acosarlo con publicidad; una empresa de seguridad recibió $190 millones de multa y suspensión de actividades por crear una base de datos "negra" con información sensible de personas (antecedentes judiciales, datos financieros) sin consentimiento; incluso a un concurso infantil le ordenaron retirar de redes las fotos de menores de edad publicadas sin autorización de sus padres. ¿Y los conjuntos residenciales? También figuran: edificios investigados por tener cámaras sin aviso o por exigir datos biométricos ilegalmente. La SIC está muy pendiente: en los últimos años ha iniciado cientos de investigaciones y ha impuesto decenas de sanciones que suman miles de millones de pesos. Puede multar hasta 2.000 SMLV (unos $2.800 millones) por infracción y, si la cosa es grave, ordenar la suspensión de la actividad de tratamiento de datos (¡o sea, prohibirte usar esa base de datos!) hasta que soluciones el problema. En resumen, no cumplir la ley de datos sale carísimo.
La tendencia global: privacidad sin fronteras
No creas que esto es solo en Colombia. En la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) impone reglas durísimas: los datos biométricos se consideran ultra sensibles, requieren consentimiento explícito o justificación legal fuerte, y las multas por violar la privacidad pueden llegar al 4% de los ingresos globales de una compañía (piensa en decenas o cientos de millones de euros; varias Big Tech ya han sido sancionadas allí). En Estados Unidos, estados como California, con su CCPA, también exigen transparencia y respeto por los datos: de hecho, empresas como Sephora han pagado multas por no respetar la opción de los usuarios de no vender su información. Brasil, por su parte, tiene la LGPD, muy similar al GDPR, y ya ha empezado a sancionar compañías en nuestra región. En pocas palabras, la protección de datos es un estándar mundial: si planeas crecer o simplemente interactúas con usuarios extranjeros, cumplir con estas normas no es opcional, es mandatorio para evitarte problemas en cualquier jurisdicción.
Colombia no es la excepción: es hora de tomárselo en serio en materia de datos personales
Del susto a la confianza: la transformación de un cliente
Imagina a María, administradora de un conjunto residencial que decidió implementar un sistema de huella digital para controlar el acceso. Todo iba bien hasta que un vecino, Juan, se negó a poner su huella alegando sus derechos de datos personales. María se quedó fría: no tenía idea de que necesitaba permiso expreso ni de que debía ofrecer otro medio de ingreso. Juan llevó el caso a la SIC, y pronto María recibió un requerimiento oficial pidiéndole políticas, registros y evidencias que ella no tenía. La amenaza de una sanción era real.
Desesperada, María nos contactó. En TODO EN UNO.NET atendimos su consulta inicial gratuita y, tras un diagnóstico exprés, confirmamos las brechas: el conjunto no tenía políticas de tratamiento de datos, la base de residentes no estaba registrada, las cámaras funcionaban sin aviso, y así sucesivamente. Era un cóctel de riesgos, pero tenía solución.
Le propusimos un plan en tres fases:
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Análisis Inicial: Identificamos todos los puntos débiles y le entregamos un informe (sin costo) con el resumen de hallazgos. María pudo ver negro sobre blanco qué estaba mal y por qué.
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Definición Estratégica: Diseñamos un plan de cumplimiento a la medida: redactamos la Política de Tratamiento de Datos del conjunto, preparamos los avisos de privacidad para las zonas con cámaras, creamos formularios de autorización para la huella, ajustamos contratos con proveedores, y dejamos todo listo para registrar las bases de datos en la SIC. Todo cumpliendo la normatividad vigente y las últimas guías de la autoridad.
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Implementación y Acompañamiento: Pusimos en marcha las medidas: capacitamos al personal de portería y administración en las nuevas políticas, publicamos los avisos de "Área Videovigilada", repartimos entre los residentes copias de la política (y obtuvimos su firma de autorización donde aplicaba), y registramos oficialmente las bases de datos. Además, nos quedamos como aliados: cualquier duda que tiene María, nos la consulta; si sale una nueva ley o guía, la asistimos para actualizarse. En poco tiempo, el conjunto de María pasó de estar en riesgo a ser un ejemplo de buen manejo de datos. Los residentes ahora saben que sus datos están protegidos y valoran ese compromiso. María no solo evitó la multa: ahora su compromiso con los datos es un valor agregado que todos los residentes reconocen.
Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.
Y lo mejor: proteger datos no tiene por qué ser una carga, puede convertirse en una oportunidad. En TODO EN UNO.NET ofrecemos ese diagnóstico inicial sin costo y una revisión exprés de tus prácticas actuales. Así te mostramos en qué estado estás y qué riesgos tienes, sin compromiso. Si decides avanzar, desarrollamos contigo un plan práctico: no te abrumamos con legalismos innecesarios, vamos paso a paso estableciendo lo esencial (ese es nuestro "producto mínimo viable" en cumplimiento). Primero resolvemos lo crítico –tal vez redactar esa política de privacidad que nunca has hecho, o poner los letreros de cámaras que hacen falta, o crear el consentimiento para datos sensibles– y en paralelo te enseñamos el porqué de cada medida.
Nuestro acompañamiento es cercano y continuo. No se trata de "te vendo un manual y adiós". Al contrario: nos interesa que este logro sea sostenible. Te ayudamos a instaurar una cultura de protección de datos en tu organización, donde cada empleado entienda la importancia de este tema. Porque cuando conviertes el cumplimiento en hábito, la magia ocurre: evitas sanciones, evitas fugas de información, y de paso ganas la confianza de tus clientes o comunidad. ¿A quién no le gusta tratar con una empresa que cuida sus datos? Esa es la mejor publicidad hoy en día. Recuerda: “Transformamos el cumplimiento en confianza y ventaja competitiva”. Esa no es solo una frase para nosotros, es nuestra forma de trabajar. Queremos que veas la protección de datos no como un gasto obligatorio, sino como una inversión inteligente en la reputación y futuro de tu empresa. Si das el paso, nosotros estaremos a tu lado en el camino.
Despues haber leido nuestro blog te invitamos a que agende suna reunion y miremos como esta tu propiedad horizontal.
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