En Todo En Uno.NET entendemos que hablar de protección de datos personales no puede quedarse solo en lo legal o estratégico; también debe traducirse en acciones claras que cualquier empresa —grande o pequeña— pueda aplicar desde hoy. La pregunta que recibimos con más frecuencia es: ¿Por dónde empiezo para cumplir con la Ley 1581 y proteger adecuadamente los datos personales que manejo?
Este blog responde con una guía paso a paso, pensada especialmente para empresarios, contadores, líderes administrativos y responsables TI en Colombia. Porque más allá de la teoría, necesitamos prácticas efectivas para construir confianza, cumplir la norma y evitar sanciones.
Paso 1: Diagnóstico Interno — ¿Qué datos recoges y para qué?
Todo programa debe comenzar por un mapa de datos. ¿Qué tipo de información personal recolecta tu empresa? ¿Clientes, empleados, proveedores, usuarios web? ¿Con qué finalidad? ¿Quién tiene acceso? ¿Dónde se almacena? ¿Cuánto tiempo los conservas?
Ejemplo: Si eres contador y haces declaraciones de renta, probablemente recopiles datos como número de cédula, ingresos, certificados bancarios, estado civil y más. Todos son datos semiprivados y sensibles según la ley.
Haz una matriz que te permita ver la trazabilidad de cada tipo de dato. Esto te ayudará a priorizar riesgos y definir controles.
Paso 2: Redacción de la Política de Tratamiento de Datos Personales (PTDP)
Este documento es obligatorio por ley y debe ser público. No se trata de copiar y pegar una plantilla, sino de explicar claramente:
Qué datos recolectas.
Para qué los usas.
Qué derechos tiene el titular (acceso, rectificación, eliminación).
Cómo pueden ejercer esos derechos.
Qué medidas de seguridad tienes.
Quién es el responsable de protección de datos.
Esta política debe estar publicada en la página web o físicamente en la empresa, y actualizada. Te apoyamos en su redacción desde https://todoenuno.net.co/servicios/consultoria-en-tratamiento-de-datos.
Paso 3: Asignación de Responsables
Toda empresa, sin importar su tamaño, debe tener identificado un encargado del tema. No se requiere una oficina entera: puede ser un rol adicional asumido por un líder administrativo, jurídico o tecnológico. Lo importante es que esté formalmente designado y capacitado.
El Oficial de Protección de Datos será quien atienda requerimientos de usuarios, revise contratos con terceros, participe en auditorías y actualice el programa de datos periódicamente.
Paso 4: Registro de Bases de Datos ante la SIC
Este paso aplica especialmente para empresas con ingresos o activos significativos (verifica el umbral de UVTs vigente). Se trata de registrar en el RNBD la existencia de tus bases de datos, sus finalidades y responsables. También se debe reportar si hay reclamos de titulares.
El incumplimiento genera sanciones. Te ayudamos a verificar si estás obligado y te acompañamos en el proceso.
Paso 5: Implementar Medidas Técnicas y Administrativas
Aquí es donde se evidencia el cumplimiento:
Cifrado de archivos y contraseñas.
Acceso limitado solo a personal autorizado.
Acuerdos de confidencialidad firmados.
Políticas para eliminación segura de datos.
Protocolos para compartir información con terceros.
Ejemplo: Si subes la declaración de renta de un empleado a la nube sin clave ni respaldo legal, estás incumpliendo.
Paso 6: Capacitación y Concientización del Equipo
El cumplimiento empieza por las personas. Todos en la empresa deben conocer qué se puede y qué no se puede hacer con los datos personales. Desde no reenviar correos con datos de clientes hasta saber cómo responder una solicitud de eliminación.
Recomendamos entrenamientos cortos, prácticos y repetitivos cada trimestre. En Todo En Uno.NET contamos con formatos y manuales listos para capacitar.
Paso 7: Monitoreo y Mejora Continua
Haz auditorías periódicas internas. ¿Tu política sigue vigente? ¿Hubo incidentes? ¿Cambió la ley? ¿Se actualizaron tus bases de datos en el RNBD? ¿Hay nuevos procesos que impliquen datos?
Actualiza todo lo necesario. Esto demuestra ante la SIC y tus clientes que tu compromiso no es de papel, sino real.
📌 En Todo En Uno.NET podemos ayudarte a diseñar todo este proceso con enfoque personalizado. Contamos con experiencia nacional e internacional en implementación de programas integrales de tratamiento de datos. No importa si eres una empresa grande o una pyme: cumplir la ley no es un lujo, es una necesidad estratégica.
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