La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) impuso una multa de $589,6 millones a la empresa detrás de Cromantic por vulnerar derechos de consumidores en su sitio web y tiendas físicas. Esta cifra no solo refleja una grave sanción económica, sino también el alto costo de no cumplir con la normativa de protección de datos y atención al cliente. En Todo En Uno.NET, junto con nuestra división de Habeas Data, el área tecnológica y nuestro aliado Mi Contabilidad, estamos comprometidos en prevenir que nuestros clientes sufran consecuencias similares. Con una asesoría integral, ayudamos a identificar riesgos, implementar buenas prácticas, cumplir con la Ley 1581 de 2012 y evitar errores que pueden costar millones. Desde la correcta implementación de políticas, la protección de formularios web, hasta la facturación electrónica conforme a ley, nuestro equipo está listo para guiar a su empresa con responsabilidad demostrada. Para conocer cómo lograrlo, lo invitamos a leer el blog. 

Caso Cromantic: Sanción de la SIC por $589,6 millones y Lecciones en Protección de Datos Personales

Introducción al caso Cromantic y la sanción de la SIC

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) impuso una multa de $589,6 millones a la sociedad detrás de Cromantic (tiendas de belleza) por diversas infracciones al régimen del consumidor. Tras investigaciones y una inspección al sitio web de la empresa, la SIC encontró cuatro fallas graves en los procesos de venta y postventa. Estas irregularidades incluyeron no cumplir obligaciones básicas frente a clientes tanto en tiendas físicas como en canales digitales. Si bien la sanción se enmarca en protección al consumidor, muchas de estas fallas tienen paralelos directos en el manejo de datos personales y evidencian brechas de cumplimiento normativo. A continuación, se describen dichas fallas, se analizan bajo la luz de la normativa colombiana de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008, entre otras) y se presentan recomendaciones prácticas para evitar sanciones similares. El objetivo es extraer lecciones para que empresas de cualquier sector implementen mejores prácticas de Habeas Data, posicionando a Todo En Uno.NET como aliado experto en cumplimiento.

Fallas identificadas por la SIC en el caso Cromantic

La SIC determinó que la empresa incurrió en varias vulneraciones de los derechos de sus clientes. Específicamente, las fallas identificadas fueron:

• Falta de autorización para tratamiento de datos personales: Si bien la resolución de la SIC se centró en derechos del consumidor, es relevante destacar que muchas empresas incurren en recolección y uso de datos personales sin autorización previa del titular. La SIC ha sancionado casos de “falta de autorización para el tratamiento de datos”, considerados tratamientos indebidos. En el contexto de Cromantic, cualquier recolección de datos de clientes (por ejemplo, para marketing, registro en la tienda en línea, programas de fidelización, etc.) sin un consentimiento claro habría constituido una infracción adicional. La ausencia de un consentimiento expreso es una falla grave, pues la Ley 1581 exige que todo dato personal se trate con autorización previa, salvo excepciones puntuales.

• Deficiencias en el sitio web (información y avisos insuficientes): La investigación reveló que en el sitio web de Cromantic se omitió información esencial. En varias promociones publicadas en línea no se informaron las condiciones de tiempo, modo y requisitos para acceder a descuentos, generando confusión. Asimismo, un producto ofrecido (labial Maybelline) carecía de información clara, veraz y actualizada sobre sus características. Estas deficiencias violan el deber de brindar información transparente al consumidor, pero también reflejan fallos en cuanto a la transparencia en el tratamiento de datos. Un sitio web corporativo debe no solo informar términos comerciales, sino también exhibir de forma visible su política de tratamiento de datos personales y avisos de privacidad en formularios. La falta de información clara al usuario contraviene principios tanto del Estatuto del Consumidor como de la protección de datos. Por ejemplo, el responsable del tratamiento debe informar al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos de manera “clara y expresa”. Cualquier formulario de contacto, suscripción o compra en la web que no incluya un aviso de privacidad y la solicitud de consentimiento estaría incumpliendo el deber de informar al titular y obteniendo datos de forma opaca.

• Problemas con la facturación electrónica y el derecho de retracto: Otra falla encontrada fue que la empresa condicionó el ejercicio del derecho de retracto (devolver un producto) a la presentación de la factura original de compra o un documento equivalente. Esto afectó especialmente a quienes compraron por canales digitales. Según la SIC, exigir la factura física original desconoce que la ley permite demostrar la compra “con cualquier medio admisible”. En la era de la facturación electrónica, esta práctica es altamente problemática. No reconocer los comprobantes electrónicos (e.g. factura digital enviada por email) como válidos limita derechos del consumidor. Además, desde la perspectiva de datos personales, la factura electrónica contiene información personal del comprador (nombre, identificación, email, dirección) y debe ser gestionada adecuadamente. Si la empresa no tiene sistemas para recuperar o verificar facturas electrónicas, evidencia deficiencias tecnológicas en la gestión de datos. Todo proveedor de comercio electrónico tiene la obligación legal de adoptar medidas para garantizar tanto la seguridad de la transacción como la protección de la información personal del consumidor. El hecho de que Cromantic no facilitara el retracto sugiere falta de integración entre sus bases de datos de ventas en línea y sus procesos de servicio al cliente, lo cual es un riesgo de incumplimiento normativo. Incluso la Ley 1480 de 2011 (Comercio Electrónico) dispone expresamente que los vendedores en medios electrónicos deben implementar mecanismos de seguridad apropiados para proteger la información del consumidor y, por extensión, esto implica sistemas confiables para manejar comprobantes digitales.

• Atención inadecuada a los titulares (clientes) en garantías y reclamos: La SIC encontró fallas en la atención postventa: cuando clientes presentaban un producto en garantía por defectos, no se entregaba constancia de recibido ni evidencia del proceso de reparación. Esta ausencia de soporte impedía el seguimiento y transparencia en la garantía. En términos generales, hubo una atención deficiente a los titulares de derechos (en este caso, consumidores). Si extrapolamos al ámbito de datos personales, esto es comparable a no tener mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos de habeas data (consulta, rectificación, supresión, reclamo). De hecho, la SIC suele sancionar el “incumplimiento en la atención de reclamos” de titulares de datos. En la gestión de datos personales, las organizaciones deben designar un canal y responsable para atender consultas o quejas de titulares, respondiendo en términos legales (por ejemplo, 10 días para consultas y 15 días para reclamos, según la Ley 1581). La falta de respuesta oportuna a un titular equivale a vulnerar el derecho fundamental de habeas data. En Cromantic, si un cliente hubiera solicitado, por ejemplo, la eliminación de sus datos de marketing o la actualización de sus datos de contacto, es probable que tampoco existiera un proceso claro para ello, dado que la atención al cliente en general era deficiente. Esto refuerza la importancia de contar con procedimientos internos y un manual de políticas que especifique cómo se atienden las peticiones de titulares. La normativa exige que se informe al titular sobre el área o persona responsable de atender sus solicitudes y el procedimiento para ejercer sus derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación o supresión, y Oposición).

En resumen, las fallas de Cromantic abarcaron tanto aspectos documentales y tecnológicos (no tener políticas/avisos, no gestionar bien la facturación electrónica) como aspectos procedimentales (no recabar consentimiento, no atender derechos ni dar información suficiente). Esto tuvo consecuencias en el ámbito de consumo, pero igualmente habría implicado serios incumplimientos en materia de protección de datos personales, como veremos a continuación.

Evaluación frente a la normatividad de protección de datos en Colombia

Las irregularidades del caso Cromantic deben contrastarse con las obligaciones que impone el marco legal colombiano de datos personales. Las principales normas aplicables son la Ley 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales), el Decreto 1377 de 2013 (reglamentario de la Ley 1581), la Ley 1266 de 2008 (habeas data financiero) y normas complementarias como los decretos 886 de 2014 y 090 de 2018 (Registro Nacional de Bases de Datos), entre otros. A continuación evaluamos cada hallazgo del caso a la luz de estas normas:

• Falta de autorización (consentimiento): La Ley 1581 exige que todo tratamiento de datos personales cuente con la autorización previa, expresa e informada del titular (Artículo 4, principios de legalidad y libertad). Obtener el consentimiento es la regla general, con contadas excepciones (por ejemplo, información requerida por entidades públicas en su función, datos públicos, urgencias médicas, etc.). En caso de Cromantic, cualquier uso de datos de clientes (emails para promociones, datos recolectados en tiendas o la web) sin autorización vulneraría el principio de legitimidad del tratamiento. De igual manera, no informar el propósito del uso de datos o emplearlos para fines distintos a los consentidos contraviene el principio de finalidad. El Decreto 1377 de 2013 refuerza que el consentimiento puede obtenerse por diversos medios (escrito, oral, conductas inequívocas) pero siempre se debe conservar prueba de la autorización otorgada. No contar con pruebas (ej. registros de checkboxes marcados, formularios firmados) deja a la empresa en situación de incumplimiento verificable. La SIC ha sancionado múltiples empresas por recolección y uso de datos sin consentimiento, recordando que solicitar y almacenar copia de la autorización del titular es una obligación clara. Por tanto, de haberse auditado a Cromantic en este aspecto, la ausencia de consentimientos explícitos habría implicado violación directa de la Ley 1581.

• Deficiencias informativas en la web y políticas de privacidad: La normativa de datos personales exige transparencia en el tratamiento. El responsable debe informar al titular, al momento de la recolección, sobre todos los aspectos previstos en el Art. 17 de la Ley 1581: la finalidad del tratamiento, los derechos del titular, la identidad y datos de contacto del responsable, entre otros. En sitios web, esta obligación se materializa mediante avisos de privacidad en cada punto de captura de datos y mediante la publicación accesible de la Política de Tratamiento de Datos Personales. Cromantic, al omitir información clara sobre promociones y características de productos, no solo infringió el Estatuto del Consumidor sino que mostró una falta de transparencia que también es contraria al principio de veracidad/calidad de la información en el ámbito de datos personales. Este principio (Art. 4 Ley 1581) indica que los datos tratados deben ser veraces, completos, actualizados y comprensibles. Salvando las diferencias (pues en consumo se refería a información de producto), la misma filosofía aplica a la información que se le entrega al usuario sobre sus datos: debe ser suficiente, clara y actualizada. Además, el Decreto 1377 obliga a que las políticas de tratamiento estén disponibles para los titulares. Si la página web no mostraba la política de datos o lo hacía de forma poco visible, habría un incumplimiento al deber de informar. Comparando con el caso, así como Cromantic debió aclarar términos de sus promociones en la web, también debió, por mandato legal, publicar su política de privacidad y avisos. Cualquier deficiencia en ese aspecto viola el derecho del titular a conocer cómo se tratan sus datos. Por último, la falta de información adecuada en la web podría sugerir incumplimiento de normas sectoriales: por ejemplo, el Art. 50 de la Ley 1480 de 2011 literal f) exige a los vendedores online implementar mecanismos de seguridad que garanticen la protección de la información personal del consumidor. Esto incluye comunicar al usuario de forma visible las medidas y políticas para proteger sus datos.

• Manejo de facturación electrónica y datos financieros: La Ley 1266 de 2008 (Régimen de Habeas Data para información financiera y crediticia) establece principios para el tratamiento de datos financieros y comerciales. Si bien una factura electrónica en sí misma puede no entrar en “dato crediticio”, sí contiene información privada del cliente y datos de transacción que deben protegerse. Al no reconocer Cromantic los soportes digitales, se queda corta en cumplir el espíritu de modernización tecnológica que la normativa impulsa. Adicionalmente, la DIAN obliga a las empresas a conservar las facturas electrónicas por un tiempo (con fines tributarios), lo que significa que Cromantic mantiene bases de datos de clientes con sus compras. Dichas bases están sometidas a la Ley 1581: la empresa debe garantizar su seguridad y solo usarlas para las finalidades autorizadas (p. ej., facturación y no, digamos, para marketing sin consentimiento). Un mal manejo de datos de facturación podría derivar en filtraciones de información personal (como datos de contacto o historial de compras) con implicaciones legales. De hecho, el principio de seguridad de la información en la Ley 1581 obliga a adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra acceso no autorizado, uso indebido, pérdida o filtración. Si la empresa no tiene un sistema eficiente para gestionar facturas electrónicas, corre mayor riesgo de pérdida de información o de entorpecer derechos (como el retracto). En síntesis, aunque la infracción identificada es de orden comercial, su trasfondo revela la importancia de alinear los sistemas electrónicos con las buenas prácticas de protección de datos: una plataforma de e-commerce debe validar compras sin exigir papel, tanto por servicio al cliente como porque la trazabilidad digital de los datos existe y debe aprovecharse para facilitar derechos (lo contrario podría considerarse una omisión deliberada que afecta al titular, algo cuestionable bajo el principio de buena fe que permea la ley de datos).

• Atención a titulares y respuesta a solicitudes: La Ley 1581 otorga a los titulares varios derechos ARCO: derecho a acceder a sus datos, a rectificarlos, a cancelarlos o suprimirlos, y a oponerse o revocar la autorización en casos procedentes. Correlativamente, impone a los responsables el deber de atender consultas y reclamos en plazos establecidos (Artículos 14 y 15 Ley 1581). Cuando la SIC sanciona por no atender reclamos de consumidores, es análogo a no atender reclamos de titulares de datos en el ámbito de habeas data. De hecho, el Decreto 1377/2013 exige que la política de tratamiento de cada empresa incluya el procedimiento para que los titulares ejerzan sus derechos y los datos de contacto de la persona o área encargada de dar trámite a peticiones. Si Cromantic carecía de un protocolo claro incluso para responder sobre garantías de productos, es muy probable que tampoco tuviera un procedimiento interno robusto para responder, por ejemplo, a un cliente que quisiera saber qué datos suyos estaban en las bases de datos o que solicitara la eliminación de sus datos. En términos legales, esto violaría varios deberes del responsable: el deber de permitir el acceso y el deber de rectificación o supresión (Art. 8 derechos del titular; Art. 17 deberes del responsable, Ley 1581). Además, el principio de responsabilidad demostrada (accountability), incorporado en las directrices de la SIC, implica que la empresa debe poder demostrar que tiene mecanismos eficaces para garantizar los derechos del titular. La ausencia de evidencia (p. ej. registros de atención de PQR de habeas data) sería vista negativamente ante un requerimiento de la SIC. En suma, una lección clara es que no basta con tener políticas escritas, hay que operativizar la atención al titular: canales accesibles (línea, correo, formulario web), personal capacitado que entienda cómo tramitar una solicitud de habeas data, y cumplimiento estricto de tiempos de respuesta. El caso Cromantic nos recuerda que fallas en servicio al cliente pueden traer sanciones; si trasladamos esto al campo de datos personales, el riesgo sancionatorio es igualmente alto cuando se ignoran o dilatan los reclamos de los titulares.

En conclusión, las fallas de Cromantic tendrían correspondencia en varios incumplimientos a la Ley 1581 y normas relacionadas. No obtener consentimiento, no informar debidamente, no contar con sistemas adaptados a la gestión de datos electrónicos, y no atender a los titulares, son conductas que ya han motivado sanciones de la SIC en materia de datos personales (con multas de hasta 2000 salarios mínimos). La convergencia entre protección al consumidor y protección de datos es cada vez mayor: una empresa que brinda información clara, respeta los derechos del cliente y cuida sus datos personales, estará cumpliendo integralmente con ambas normativas. El caso estudiado sirve como alerta para reforzar el cumplimiento normativo integral.

Acciones preventivas recomendadas para evitar sanciones

Para prevenir que los clientes de Todo En Uno.NET sufran sanciones similares, se deben implementar acciones proactivas desde distintos frentes de la organización y sus aliados. A continuación, se detallan medidas preventivas específicas para cada área involucrada:

1. Medidas desde el Departamento de Habeas Data (Todo En Uno.NET)

El Departamento de Habeas Data es el encargado de velar por el cumplimiento de las normas de protección de datos tanto dentro de Todo En Uno.NET como en los proyectos de consultoría para clientes. Acciones recomendadas:

• Auditoría y diagnóstico inicial: Realizar una revisión exhaustiva de la situación de cada cliente en materia de datos personales. Identificar si cuentan con políticas de tratamiento de datos, avisos de privacidad, consentimientos recolectados y registro de sus bases de datos (si aplica). Muchas empresas ignoran estas obligaciones básicas –por ejemplo, no contar con una política de tratamiento de datos personales es uno de los principales motivos de sanción señalados por la SIC. Un diagnóstico permitirá enfocar esfuerzos en subsanar brechas.

• Elaboración o actualización de Políticas de Tratamiento de Datos: Asistir a cada cliente en la redacción clara y adecuada de su Política de Tratamiento de Datos Personales, así como del Manual Interno de procedimientos. Esta política debe cumplir con los contenidos mínimos legales: identificación del responsable, finalidades del tratamiento, derechos del titular, área encargada de atender peticiones, procedimientos para ARCO, vigencia de la base de datos, etc.. Se debe verificar que la política esté socializada y publicada (por ejemplo, en el sitio web corporativo y en oficinas físicas). El departamento Habeas Data debe proveer formatos base (plantillas) de políticas y avisos de privacidad, personalizados a la realidad de cada cliente. Esto garantiza coherencia y cumplimiento normativo desde el inicio.

• Mecanismos de obtención de consentimientos: Asegurar que los clientes implementen formularios o cláusulas para recabar la autorización expresa de los titulares en todos los puntos de recolección de datos. Por ejemplo: formularios web con casilla de verificación “He leído y acepto la política de privacidad”, contratos o formularios físicos que incluyan el consentimiento para uso de datos, y políticas de cookies en sitios web si corresponde. El departamento debe dar lineamientos sobre cómo hacer este proceso amigable pero conforme a la ley (informando la finalidad, facultativo en datos sensibles, etc.). Además, enfatizar la necesidad de conservar la prueba de dichas autorizaciones, mediante bases de datos o archivos seguros. En caso de auditoría de la SIC, la capacidad de demostrar que se obtuvo consentimiento es crucial.

• Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Verificar si el cliente está obligado a registrar sus bases de datos ante la SIC, según los criterios vigentes (activos superiores a 100.000 UVT, naturaleza jurídica, sector, etc.). Muchas PYMEs podrían no superar el umbral de activos, pero otras empresas sí, y además ciertas entidades (como sociedades públicas, fondos de empleados, propiedades horizontales) están obligadas independientemente del tamaño. El Departamento de Habeas Data debe guiar y apoyar en el proceso de registro en la plataforma de la SIC, o al menos dejar constancia de la evaluación de obligación. Cumplir con el RNBD no solo evita sanciones, sino que mejora la gestión interna de la información y la confianza de los usuarios. Se debe establecer un calendario de actualización de ese registro (pues anualmente se reportan novedades entre enero y marzo) y asignar responsables de mantenerlo al día por cada cliente obligado.

• Capacitación y concientización: Implementar programas periódicos de capacitaciones para el personal de nuestros clientes (y de Todo En Uno.NET mismo) sobre las obligaciones en protección de datos. Temas clave: importancia de obtener consentimientos, manejo seguro de datos (físicos y digitales), procedimientos para atender solicitudes de titulares, buenas prácticas en envío de comunicaciones comerciales (spam vs marketing permitido), etc. La sensibilización es vital para que las políticas no queden en el papel. Como apunta nuestro experto, “cumplir con la ley no solo evita sanciones, sino que fortalece la confianza y seguridad en la comunidad”. Estas capacitaciones deben incluir ejemplos de sanciones (como el caso Cromantic y otros) para destacar las consecuencias reales de incumplir.

• Protocolos para atención de derechos de titulares: Ayudar a cada cliente a establecer un procedimiento interno para recibir y resolver peticiones, quejas y reclamos de titulares de datos. Esto implica definir canales de ingreso (correo electrónico exclusivo para habeas data, formulario web, incluso teléfono), tiempos de respuesta acordes a la ley, plantillas de respuesta y responsables designados. El Departamento de Habeas Data puede ofrecer un servicio centralizado tipo mesa de ayuda para ciertos clientes que lo requieran, o al menos dotarles de herramientas (por ejemplo, un software sencillo de ticketing) para hacer seguimiento a cada solicitud. Lo importante es que ninguna petición de un titular quede sin respuesta en los plazos legales. Recordemos que el incumplimiento en la atención de reclamos es causal sancionable, por lo que formalizar este proceso es fundamental. También se debe instruir a los clientes sobre cómo manejar solicitudes complejas (ej. negativas a acceder por excepciones legales, cómo documentar las respuestas, etc.).

• Monitoreo y mejora continua: Establecer un plan de auditorías periódicas o seguimiento (trimestral, semestral) para evaluar el nivel de cumplimiento de cada cliente. Revisar si han actualizado sus políticas cuando hay cambios en el tratamiento, si mantienen registros de consentimientos completos, si se han gestionado adecuadamente los reclamos recibidos, y si han reportado incidentes de seguridad de datos. Este monitoreo permite tomar acciones preventivas antes de que intervenga la autoridad. En Todo En Uno.NET podemos ofrecer a nuestros clientes una auditoría anual gratuita o incluidos en nuestros paquetes de consultoría, para incentivarlos a mantenerse al día (tal como se menciona en nuestras comunicaciones internas sobre ofertas de auditoría con las políticas montadas).

En síntesis, el Departamento de Habeas Data debe ser el eje central de la prevención, proporcionando lineamientos, herramientas y acompañamiento a los clientes para que cumplan integralmente con la Ley 1581 y eviten cualquier conducta que pueda derivar en quejas o sanciones.

2. Medidas desde el Departamento de Tecnología (Todo En Uno.NET)

Muchas de las fallas de Cromantic tuvieron un componente tecnológico (sitio web sin información completa, manejo deficiente de facturas electrónicas, etc.). El Departamento de Tecnología de Todo En Uno.NET, encargado de desarrollo de software, páginas web y soporte técnico a nuestros clientes, debe incorporar el concepto de “privacidad desde el diseño” en todos los proyectos. Acciones clave a implementar:

• Privacy by Design en desarrollos web y software: Cada vez que se crea o actualiza un sitio web, tienda virtual, aplicativo o sistema para un cliente, se deben integrar desde el inicio controles y funciones orientadas a la protección de datos. La privacidad desde el diseño y por defecto es considerada una medida proactiva para cumplir con la responsabilidad demostrada. En la práctica, esto significa que el equipo técnico debe preguntar en la fase de requisitos: ¿qué datos personales vamos a manejar?, ¿es posible minimizarlos?, ¿cómo obtenemos el consentimiento?, ¿dónde mostraremos el aviso de privacidad?, ¿cómo almacenaremos los datos de manera segura? Por ejemplo, en un formulario de contacto, asegurarse de incluir un checkbox de aceptación de política de privacidad (no tildado por defecto); en un e-commerce, incluir la política de tratamiento de datos en el flujo de registro de usuario o compra; en una app de nómina, definir protocolos de encriptación para datos sensibles, etc. Introducir estas consideraciones tempranamente evita costosas correcciones posteriores y garantiza que el producto final cumpla la ley automáticamente.

• Seguridad de la información robusta: Implementar estándares altos de seguridad en infraestructura y desarrollo para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales que gestionan nuestros clientes. Esto abarca: uso obligatorio de protocolos cifrados (HTTPS/SSL) en sitios web y sistemas que manejan datos personales; bases de datos cifradas o con controles de acceso estrictos; gestión adecuada de respaldos (backups) cifrados; políticas de contraseñas fuertes y autenticación de múltiples factores en aplicaciones sensibles; y pruebas periódicas de vulnerabilidades. La SIC y la ley exigen medidas de seguridad apropiadas que eviten accesos no autorizados, uso indebido o fuga de datos. El departamento de tecnología debe elaborar una guía de buenas prácticas de seguridad para todos los proyectos (checklist de verificación antes del lanzamiento de un sitio, por ejemplo) y asegurar su cumplimiento. Esto también incluye preparar planes de respuesta a incidentes: si ocurre una brecha, que el cliente sepa cómo actuar y notificar a los afectados y a la SIC oportunamente, tal como requiere la ley en ciertos casos (p. ej., Circular Externa 004 de 2018 de la SIC).

• Mejoras en plataformas de facturación electrónica: Dado que muchos clientes utilizan servicios de facturación (algunos ofrecidos por Todo En Uno.NET y otros por aliados como FacturaTech), el equipo técnico debe garantizar que estos sistemas cumplan tanto normatividad de la DIAN como de privacidad. Concretamente, la integración de sistemas de venta con bases de datos de clientes debe permitir, por ejemplo, localizar fácilmente una factura a partir de los datos del cliente (para no depender del documento físico). Se recomienda implementar funcionalidades en los sistemas de punto de venta o e-commerce que faciliten el ejercicio del retracto y garantías, como la reimpresión o reenvío de la factura electrónica al cliente, o la consulta del historial de compras mediante autenticación. Esto no solo mejora la atención al cliente sino que asegura que los datos ya disponibles se usen responsablemente para satisfacer derechos (como el de retracto, que finalmente es parte de una experiencia de cliente que cumple la ley). Desde la óptica de privacidad, asegurarse de que solo personal autorizado pueda acceder a esos historiales y que quede un registro de auditoría de quién consulta los datos de un cliente.

• Anonimización y minimización de datos: Aplicar principios de minimización (capturar solo los datos necesarios para la finalidad) en los desarrollos. Por ejemplo, si un formulario de suscripción a newsletter solo requiere email, no pedir teléfono y dirección innecesariamente. En bases de datos de históricos, evaluar técnicas de anonimización o seudonimización de datos personales una vez cumplida la finalidad principal. El departamento de tecnología debe asesorar a los clientes sobre cuánto tiempo conservar datos personales en los sistemas antes de depurarlos (alineado con la política de tratamiento y las obligaciones legales de retención, e.g. datos contables mínimo 5 años por ley tributaria). La vida de los datos debe gestionarse en los sistemas: incorporar opciones de “dar de baja” o eliminar usuarios a petición, y cumplir efectivamente con la supresión cuando aplique.

• Testing y revisión legal-técnica conjunta: Antes de desplegar un sitio o sistema al público, realizar pruebas no solo funcionales sino de cumplimiento legal. Incluir en el checklist final: presencia de avisos de privacidad en todos los puntos de recolección de datos, textos de consentimiento correctamente redactados (sin casillas pre-marcadas, sin lenguaje engañoso), enlaces funcionales a políticas de privacidad, y validación de flujos de ejercicio de derechos (por ejemplo, probar que la página de contacto o el correo de privacidad publicado realmente funcionan y alguien responde). Esta revisión idealmente la hace el área técnica junto con el experto legal (Habeas Data) para asegurar que lo escrito en la política coincide con lo que hace el sistema. Por ejemplo, si la política dice que un usuario puede actualizar sus datos contactando un email, probar enviar un correo a ese email y ver que esté operativo. Esta coordinación evita incoherencias e incumplimientos involuntarios.

• Documentación y contratos de encargo con proveedores tecnológicos: El departamento de tecnología también debe velar porque Todo En Uno.NET (y sus clientes) firmen los debidos acuerdos de procesamiento de datos (encargo de tratamiento) con cualquier tercero proveedor de tecnología. Si, por ejemplo, se usa un servicio en la nube para hosting, o servicios de terceros para chat en línea, pasarelas de pago, etc., asegurarse de que esos contratos incluyan cláusulas de confidencialidad, seguridad y cumplimiento de Ley 1581. Asesorar a los clientes para incluir tales cláusulas con sus propios proveedores. Un caso relevante: si un cliente usa Google Analytics, que implica transferir datos a terceros, hay que advertirle sobre la necesidad de mencionarlo en la política y tomar medidas conforme a las regulaciones (en Europa GA ha sido cuestionado; en Colombia por ahora no hay prohibición, pero el responsable debe informar estas transferencias y asegurar nivel adecuado de protección).

En resumen, el Departamento de Tecnología debe ser garante técnico de que los productos y servicios digitales de los clientes incorporen la protección de datos por defecto. La seguridad y la privacidad no son extras, deben integrarse en el ADN de las soluciones tecnológicas que ofrecemos, reduciendo así riesgos de vulneración y fortaleciendo la confianza de usuarios y clientes.

3. Acciones para el aliado "Mi Contabilidad" (apoyo contable a los clientes)

"Mi Contabilidad" es un aliado estratégico que proporciona servicios contables a los clientes de Todo En Uno.NET. En su rol, maneja información financiera y datos personales de empleados, proveedores y posiblemente clientes de esas empresas (por ejemplo, lista de nómina, facturas de venta, datos de compradores, etc.). Por ello, debe cumplir tanto la Ley 1581 (tratamiento general de datos personales) como la Ley 1266 (si llega a manejar datos crediticios o financieros personales). Para prevenir incidentes, se recomiendan las siguientes acciones:

• Formalizar la relación de Encargado de Tratamiento: Entre cada cliente y Mi Contabilidad debe existir un contrato o cláusula de protección de datos que defina a Mi Contabilidad como Encargado del Tratamiento. En dicho acuerdo se establecerán las obligaciones de Mi Contabilidad: usar los datos solo conforme a las finalidades encargadas por el cliente (Responsable), guardar confidencialidad, implementar medidas de seguridad adecuadas y apoyar al responsable en la atención de derechos de los titulares (por ejemplo, si un empleado pide rectificar su dato, Mi Contabilidad debe proceder a hacerlo en la nómina). Este contrato asegura alineación con el Art. 18 de la Ley 1581 y otorga tranquilidad a ambas partes de que hay un marco legal claro.

• Protección de datos en procesos contables: Mi Contabilidad debe implementar buenas prácticas en el manejo de la información contable de sus clientes. Esto incluye:

  • Seguridad de la información financiera: Asegurar que las bases de datos de nómina, listas de proveedores, registros contables, estén almacenados en sistemas seguros (preferiblemente encriptados o con controles de acceso estrictos). Solo personal autorizado de Mi Contabilidad debe acceder a cada cuenta de cliente. Se deben gestionar permisos segmentados por empresa para evitar filtraciones internas.

  • Transmisión segura de datos: Cuando Mi Contabilidad reciba o envíe documentos que contienen datos personales (ej. un cliente envía la base de empleados en Excel, o Mi Contabilidad envía de vuelta certificados laborales, informes, etc.), hacerlo por canales seguros. Evitar el envío de información sensible por correo electrónico sin cifrar; preferir plataformas seguras, repositorios en la nube con acceso restringido o correos cifrados. De ser posible, implementar un portal web donde el cliente suba su información contable de forma protegida.

  • Conservación y supresión de datos: Llegar a acuerdos con cada cliente sobre cuánto tiempo se conservará la información contable y personal. Por obligaciones legales, mucha información contable se guarda mínimo 5 años, pero pasado ese tiempo Mi Contabilidad debería depurar o devolver la información al cliente, previa autorización, para no acumular datos innecesarios. Esto va acorde con el principio de temporalidad de la información personal.

• Apoyo en la gestión de obligaciones normativas: Mi Contabilidad puede jugar un rol importante en alertar al cliente sobre ciertas obligaciones relacionadas. Por ejemplo, si maneja bases de datos de empleados >10,000 datos o activos del cliente >100k UVT, avisar que corresponde el Registro Nacional de Bases de Datos. O si identifican que en la base de datos hay datos sensibles (p. ej. información de salud en incapacidades médicas, datos sindicales), recomendar al cliente tratar esos datos con mayor protección y autorización explícita. En otras palabras, ser proactivo en asesoría más allá de lo puramente contable, integrando la perspectiva de protección de datos en sus interacciones.

• Capacitación de personal contable en privacidad: Asegurarse de que todos los empleados de Mi Contabilidad que manejan datos de clientes conozcan las responsabilidades de confidencialidad. Firmar acuerdos de confidencialidad individuales y brindar capacitación sobre protección de datos enfocada en el entorno contable (por ejemplo, prohibido compartir datos de la nómina de un cliente con otros, cuidado con impresiones y papeles – implantar políticas de escritorio limpio, destrucción segura de documentos en físico, etc.). La cultura interna de privacidad en Mi Contabilidad es fundamental para no ser el eslabón débil que cause una filtración.

• Atención de requerimientos relacionados con datos personales: Si un titular (p. ej. empleado de un cliente) llega a ejercer un derecho de habeas data directamente ante Mi Contabilidad (porque quizás la reconoce como quien procesa sus colillas de pago), se debe tener claridad sobre el procedimiento: idealmente canalizar la solicitud al cliente responsable, y asistir en conseguir la información o rectificarla. La coordinación con el cliente es clave, pero Mi Contabilidad debe responder de forma diligente y en plazo, pues legalmente, como encargado, no puede negarse a cumplir las instrucciones del responsable en estas materias. Por ello, conviene definir con cada cliente un protocolo para manejar consultas de titulares que lleguen al encargado.

Resumiendo, Mi Contabilidad debe comportarse como un aliado confiable que no solo lleva bien los números sino que protege los datos personales inmersos en la contabilidad. Al seguir estas acciones, mitiga el riesgo de sanciones tanto para sus clientes como para sí misma, pues la SIC también ha sancionado a encargados de tratamiento cuando incumplen sus deberes (aunque la mayor carga recae en el responsable, la imagen de Mi Contabilidad se vería afectada si ocurre un incidente bajo su custodia).

4. Acciones para FacturaTech (distribuidor de facturación electrónica)

FacturaTech, como proveedor encargado de la distribución de facturas electrónicas, juega un papel crucial en el manejo de datos de compradores, ya que por sus plataformas pasan nombres, identificaciones, correos electrónicos y detalles de compra de miles de consumidores de nuestros clientes. Para prevenir vulneraciones y asegurar cumplimiento legal, FacturaTech debe implementar las siguientes medidas:

• Celebrar acuerdos de tratamiento de datos con cada cliente (empresa emisora de facturas): Al igual que Mi Contabilidad, FacturaTech actúa como Encargado del Tratamiento de datos por cuenta de las empresas que emiten las facturas. Es indispensable que exista un contrato de encargo donde FacturaTech se compromete a:

  • Utilizar los datos de los compradores únicamente para la finalidad de emitir y enviar la factura electrónica, o las finalidades adicionales autorizadas por el cliente (por ejemplo, podrían incluir tal vez el envío de recordatorios de pago, si está contemplado).

  • No conservar los datos más allá del tiempo necesario (salvo copias de seguridad regulatorias).

  • No divulgar la información a terceros sin autorización del responsable.

  • Implementar medidas de seguridad sobre la plataforma de facturación.

  • Asistir al responsable en atender derechos de los titulares en lo que atañe a los datos que él procesa.

• Seguridad en la plataforma de facturación: La solución de FacturaTech debe contar con altos estándares de seguridad ya que almacena información sensible de transacciones comerciales. Algunas acciones concretas:

  • Asegurar que las facturas electrónicas se transmitan cifradas (usando protocolos seguros) y que el enlace de descarga que llega al cliente tenga protección (idealmente un link único y temporal, de modo que no cualquiera con ese enlace acceda indefinidamente).

  • Proteger las bases de datos que almacenan las facturas. Estas suelen incluir identificación del comprador, detalles de productos, valores, etc. FacturaTech debe cifrar estas bases, segmentar accesos (por cada cliente empresa) y tener monitoreo de accesos administrativos.

  • Implementar autenticación robusta para los funcionarios del cliente que ingresan a la plataforma. Por ejemplo, si el personal de Cromantic entra al portal de FacturaTech para consultar facturas, que se use 2FA y buenas prácticas de contraseña, evitando accesos indebidos que pudieran comprometer información de todos los compradores.

  • Contar con planes de contingencia: respaldos seguros, sitios alternos, para evitar pérdida de datos (recordemos que la no disponibilidad de las facturas también sería un problema legal para el emisor).

• Privacidad en el diseño de comunicaciones de la factura: FacturaTech, al enviar la factura al consumidor final (normalmente vía email), debe cuidar ciertos aspectos:

  • El correo de envío de factura debería incluir un mensaje de privacidad breve, indicando que se envía en cumplimiento de normativa y que los datos se tratan conforme a la política del comercio emisor. Puede incluir un link a la política de privacidad del comercio o una genérica de FacturaTech si actúa como encargado.

  • Asegurar que no se incluyan más datos de los necesarios en el asunto o cuerpo del correo (por ejemplo, no poner la cédula completa del cliente en el asunto del email, para minimizar exposición).

  • Si ofrece un portal de consulta de facturas donde el cliente final puede ver histórico, ese portal debe requerir autenticación o validación (por ejemplo, que el cliente deba ingresar su NIT/Cédula y un código de verificación enviado al email) para evitar que cualquier persona pueda consultar facturas ajenas.

• Facilitación de derechos de los titulares: Aunque FacturaTech maneja los datos por orden del comercio, podría suceder que un consumidor final los contacte directamente (por ejemplo, respondiendo al correo de la factura con alguna petición sobre sus datos). En este caso, FacturaTech debe tener un procedimiento interno para canalizar estas solicitudes hacia el emisor (responsable) o atenderlas si está dentro de su rol. Lo recomendable es que en la factura se informe al cliente que cualquier solicitud sobre tratamiento de sus datos (actualización, corrección) la dirija al emisor; no obstante, FacturaTech debe cooperar con el comercio si este le pide borrar o modificar un dato en el sistema. Todo esto debe estar previsto en su acuerdo de servicios. La rapidez y diligencia en este apoyo es vital para que el cliente empresa cumpla los plazos de respuesta al titular fijados por la Ley 1581.

• Cumplimiento de normas técnicas y de privacidad concurrentes: FacturaTech ya cumple las resoluciones de la DIAN en materia de facturación electrónica, pero además debe vigilar cumplimiento de la Ley de protección de datos. Por ejemplo, asegurarse de no enviar facturas a destinatarios equivocados (un error en correo podría mandar datos de compras a terceros no autorizados, lo cual sería una violación de confidencialidad). Deben existir validaciones de formato de email y, de ser posible, confirmación de entrega. Asimismo, FacturaTech podría implementar mecanismos de consentimiento para uso de datos con fines adicionales si eventualmente ofrece servicios complementarios (por ejemplo, si quisiera luego usar los datos para estadísticas anonimizadas o servicios financieros, tendría que recabar autorizaciones específicas, pero esto es hipotético y no parte del servicio estándar).

• Capacitación y concienciación interna: Tal como en Mi Contabilidad, el personal de FacturaTech debe ser entrenado en la protección de datos. Especial énfasis en desarrolladores (que adopten Privacy by Design en las actualizaciones de la plataforma) y en el soporte al cliente (que maneja datos de facturas al ayudar a usuarios, y debe seguir protocolos de verificación de identidad antes de revelar información). Un error común es que en soporte técnico alguien entregue copia de una factura a quien llama por teléfono sin verificar autenticación – esas prácticas deben evitarse con capacitación y procedimientos.

Implementando estas acciones, FacturaTech no solo evita sanciones, sino que se convierte en un valor agregado para los clientes: podrán decir que su proveedor de facturación cumple con los más altos estándares de protección de datos, aportando a la confianza del consumidor. Esto también diferencia a Todo En Uno.NET en el mercado, al contar con aliados alineados en cumplimiento.

Recomendaciones prácticas generales en protección de datos para clientes

Finalmente, integrando lo analizado, presentamos una serie de recomendaciones prácticas que Todo En Uno.NET debe promover entre todos sus clientes (empresarios de cualquier tamaño y sector) para garantizar el cumplimiento de la normativa de datos personales y evitar sanciones como la sufrida por Cromantic:

• Registro de bases de datos ante la SIC: Verificar si la empresa está obligada a inscribir sus bases de datos en el RNBD de la SIC. Actualmente, deben registrarse las bases de datos de empresas con activos superiores a cierto umbral (100.000 UVT, aproximadamente $4.979 millones) y de sectores específicos (p.ej. propiedades horizontales, fondos de empleados). Recomendación: Aunque su empresa no esté obligada por umbral, considere registrar voluntariamente sus bases de datos si maneja volúmenes importantes de información. El registro fuerza a inventariar y pensar en las características de cada base (finalidad, responsables, nivel de datos sensibles, medidas de seguridad) lo cual es un ejercicio saludable de cumplimiento. Además, mantener el registro actualizado (reportando novedades semestrales y haciendo la actualización anual en los tiempos fijados) evita multas de la SIC e incentiva la disciplina en la gestión de datos. Recuerde que no registrar una base estando obligado puede acarrear sanciones de hasta 2.000 SMLV.

• Políticas de privacidad claras y visibles: Toda organización debe contar con una Política de Tratamiento de Datos Personales escrita, adoptada formalmente y divulgada a los interesados. Recomendación: Elabore una política breve pero completa, en lenguaje sencillo para que sus clientes/usuarios la entiendan. Incluya todos los ítems requeridos (identificación del responsable, finalidades de las bases de datos, derechos ARCO de los titulares, contacto del área de datos personales, vigencia de las bases, etc.). Publique esta política en su página web (en la sección de privacidad, o en el pie de página de todas las páginas) y físicamente en su establecimiento (por ejemplo, en carteleras o folletos disponibles). Adicionalmente, diseñe un Aviso de Privacidad – un texto resumido que se presenta en el momento de la recolección de datos. Por ejemplo, al pie de un formulario web o impreso, informar en pocas líneas la identidad del responsable, la finalidad principal de esos datos y un enlace o medio para conocer la política completa. Esto cumple con el deber de informar al titular en el momento de la recolección. Verifique que los empleados conozcan la política para que en la interacción con clientes puedan resolver dudas básicas o canalizarlas correctamente.

• Obtención y gestión del consentimiento: Asegúrese de obtener autorización de los titulares para tratar sus datos antes de iniciar el tratamiento, salvo que aplique una excepción legal. La autorización debe ser previa, expresa e informada, ya sea por medio escrito (físico o digital) u otra modalidad donde quede constancia. Recomendación: Implemente mecanismos como:

  • Casillas de verificación en formularios electrónicos (no pre-marcadas).

  • Clausulados de autorización en contratos o formatos físicos (p. ej. una sección que el cliente firma aceptando el tratamiento de sus datos para fines X o Y).

  • Grabaciones de llamadas en caso de telemercadeo, donde se lea la autorización y el cliente la acepte verbalmente (guardar registro de audio como prueba).

  • Envío de correos de confirmación double opt-in para suscripciones, de modo que el usuario confirme su consentimiento.

  Es vital conservar la evidencia de las autorizaciones (archivos con formularios firmados, logs de base de datos indicando fecha/hora de aceptación, etc.). Esto le protege ante eventuales reclamos o inspecciones de la SIC. Además, gestione adecuadamente las finalidades: solicite consentimiento específico para cada finalidad diferente (por ejemplo, uno para fines contractuales y otro separado para fines de marketing). No use datos para propósitos no consentidos; si necesita hacerlo, busque una nueva autorización. Recuerde también respetar el carácter facultativo de datos sensibles: no condicione nunca un servicio a que el cliente proporcione datos sensibles (salud, orientación, etc.), y si por alguna razón los solicita, explique que son sensibles y que puede no darlos.

• Garantizar derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición): Diseñe e implemente un procedimiento eficaz para que los titulares de datos puedan ejercer sus derechos de habeas data. Recomendación:

  • Establezca canales de atención exclusivos para estas solicitudes, por ejemplo un correo electrónico (tipo habeasdata@suempresa.com) y/o un formulario web específico. Publicite estos canales en su política de privacidad.

  • Defina internamente responsables y tiempos: por ley, las consultas deben resolverse máximo en 10 días hábiles, y las reclamaciones en 15 días hábiles (prorrogable 8 días más en casos justificados). Capacite a quien reciba estas solicitudes para que las clasifique y tramite a tiempo.

  • Lleve una bitácora de solicitudes de titulares, registrando fecha de recepción, tipo de solicitud, áreas involucradas, fecha de respuesta y resultado. Esto servirá para el reporte mensual de reclamos de titulares que debe hacerse en el RNBD (los primeros 10 días hábiles de cada mes se reportan a la SIC las reclamaciones formales presentadas).

  • Modele respuestas tipo para cada derecho: por ejemplo, formato de respuesta a una petición de actualización de datos adjuntando los datos rectificados, o respuesta a una solicitud de eliminación informando que se ha efectuado (o explicando si existe un deber legal de conservar algunos datos, como sucede con información financiera que no se puede borrar totalmente por X años).

  • Muy importante: no poner trabas excesivas. Facilite la identificación del titular con métodos razonables (p. ej., que baste con copia de cédula escaneada para verificar identidad en solicitudes escritas; no exigir procesos engorrosos que desincentiven el ejercicio de derechos). La SIC mira negativamente a las empresas que dificultan el ejercicio de derechos así sea de forma pasiva.

• Buenas prácticas en sitios web y formularios de contacto: Su página web es la vitrina de su negocio y el primer punto de recolección de datos en muchos casos. Recomendación:

  • Incluya siempre un enlace visible a la Política de Privacidad (en el footer o menú).

  • En cada formulario donde el usuario ingrese datos (contacto, suscripción, registro, compra), coloque un aviso de privacidad breve y la casilla de aceptación de términos de privacidad. No permita el envío del formulario sin que el usuario marque aceptación – esto asegura consentimiento explícito.

  • Si usa cookies o herramientas de analítica, evalúe mostrar un banner de cookies al ingreso al sitio, informando su uso. Aunque en Colombia la regulación de cookies no es tan específica como en la UE, el principio de información sugiere avisar al usuario sobre recolección de datos de navegación y darle opción de conocer más o rechazarlas no esenciales.

  • Contenido claro y completo: En el contexto de consumidor, asegúrese de publicar claramente políticas de cambios, garantías, términos y condiciones de uso del sitio. Los casos de Cromantic y otras sanciones evidencian que la falta de esta información genera multas. Un consumidor bien informado es menos propenso a quejarse ante la SIC. Y desde protección de datos, un usuario bien informado sobre qué hará usted con su información es menos propenso a reclamar por malentendidos.

  • Mantenga el sitio web actualizado y seguro: aplicar parches de seguridad, contar con certificado SSL vigente, monitorear posibles brechas. Un hackeo a su página que exponga datos personales también puede derivar en sanciones si se demuestra negligencia en la seguridad.

• Prácticas recomendadas en facturación y áreas contables: Muchas pequeñas empresas delegan o confían en terceros estos procesos (ej. FacturaTech o Mi Contabilidad), pero igual deben supervisar y exigir ciertas condiciones:

  • Verifique que su proveedor de facturación electrónica cumple las medidas de seguridad y confidencialidad ya descritas. Usted como empresa emisora sigue siendo el Responsable de los datos de sus compradores, por lo que cualquier falla del proveedor le impacta. Exija contrato de confidencialidad y términos de servicio que cubran protección de datos.

  • Envíe las facturas solo al destinatario previsto (validar emails escritos por clientes para evitar errores) y procure que las facturas en PDF estén protegidas con contraseña cuando incluyen datos sensibles (por ejemplo, si enviara informes de nómina o algo similar a través de email).

  • En contabilidad, si su empresa maneja datos de empleados (nómina) o clientes (cartera), restrinja el acceso interno a esa información. Solo personal autorizado de talento humano o administración debería ver datos sensibles como salarios, documentos de identidad, etc. Use contraseñas en archivos de nómina, guarde documentos en archivadores bajo llave si son físicos.

  • No publique nunca en lugares públicos información personal financiera. Un ejemplo típico: evitar pegar en la cartelera listas de salarios o de deudas con nombres completos; maneje identificadores como códigos o números de empleado para mantener privacidad (siguiendo la recomendación de mostrar apartamento en mora en vez de nombre, para conjuntos residenciales).

  • Realice backup periódico de su información financiera y personal, almacenado en lugar seguro. Así, ante desastres o fallos (o incluso ataques de ransomware), puede recuperar los datos sin exponer información ni tener pérdidas que lleven a tratamientos desesperados y posiblemente inseguros.

• Mecanismos de seguimiento legal y actualización normativa: Las leyes y regulaciones pueden cambiar. Se sugiere suscribirse a boletines de la SIC y otras fuentes (como Pacto Global Colombia, Asobancaria, etc.) que informan novedades en protección de datos. También estar atento a las circulares que emite la SIC, pues a veces detallan criterios sancionatorios (por ejemplo, la Circular Externa 002 de 2020 detalla sanciones y vigilancia). Recomendación: Asigne a alguien en su empresa (o a su consultor de Todo En Uno.NET) la tarea de mantenerse actualizado y evaluar si algún cambio legal requiere modificar su documentación o prácticas. Por ejemplo, eventuales regulaciones sobre reportes de quiebras de seguridad, o nuevos lineamientos sectoriales (en salud, en marketing digital, etc.) podrían afectarlo. La anticipación es clave: no espere a ser sorprendido por un requerimiento de la SIC, es mejor autoevaluarse regularmente.

Estas recomendaciones prácticas buscan ofrecer un panorama integral de cumplimiento. No se trata solo de evitar multas, sino de aprovechar la protección de datos como un elemento de confianza empresarial. Aquellas compañías que implementan estas medidas podrán destacarse frente a sus clientes como organizaciones responsables y éticas, reduciendo fricciones (menos quejas, más fidelización) y mejorando sus procesos internos gracias al orden que impone cumplir la ley.

Conclusión

El caso de la sanción a Cromantic (Multinacional de Fragancias S.A.S.) por parte de la SIC nos deja valiosas enseñanzas: las omisiones en deberes legales, ya sea en atención al consumidor o en protección de datos personales, pueden costar muy caro en términos económicos y reputacionales. Las fallas identificadas –falta de consentimientos, deficiencias en información web, gestión inadecuada de facturas y mala atención a reclamos– tienen su espejo en obligaciones de la Ley 1581 de 2012. Por ello, las empresas deben abordar el cumplimiento de manera integral y preventiva.

Todo En Uno.NET, a través de sus departamentos especializados y aliados, está en la posición ideal para guiar a las empresas en este camino. Implementando las acciones preventivas sugeridas (auditorías, capacitación, privacy by design, acuerdos con terceros, etc.) y siguiendo las recomendaciones prácticas (registro de bases de datos, políticas claras, gestión de consentimientos y derechos, seguridad técnica y jurídica), nuestros clientes podrán mitigar riesgos significativamente.

El mensaje clave para los empresarios y responsables tecnológicos, contables y legales es claro: proteger los datos personales no es opcional, es un mandato legal y una buena práctica de negocios. Lejos de ser una carga, adoptar estas medidas fortalece la confianza de los consumidores, mejora la eficiencia interna y diferencia positivamente a la empresa en el mercado. Como vimos, sectores tradicionalmente alejados de estas discusiones (cosméticos, retail) están ahora bajo la lupa de la SIC tanto en consumo como en datos, lo que confirma que nadie está exento.

En Todo En Uno.NET reafirmamos nuestro compromiso de ser líderes en cumplimiento normativo. Nuestra misión es que ninguno de nuestros clientes tenga que enfrentar sanciones por desconocimiento o descuido. Al contrario, buscamos que sean casos de éxito en respeto a la privacidad y servicio transparente. Tomemos el aprendizaje de Cromantic como una oportunidad para elevar los estándares: con prevención, educación y acompañamiento experto, la protección de datos personales puede integrarse de forma sencilla en la operación diaria, creando entornos digitales y físicos más seguros y confiables para todos.

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