La falsa seguridad de tener políticas: el gran error de las empresas en Habeas Data

por:TODO EN UNO.NET •
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En Todo En Uno NET S.A.S., llevamos décadas acompañando a organizaciones públicas y privadas en el cumplimiento efectivo de la Ley 1581 de 2012 y las disposiciones complementarias en materia de Protección de Datos Personales. A través de nuestra línea especializada Habeas Data – Todo En Uno, hemos visto de cerca cómo muchas empresas, pese a tener la intención de cumplir, caen en un error estratégico que las expone innecesariamente: crean las políticas de tratamiento de datos, pero no las implementan, no capacitan a su personal y jamás realizan auditorías.

Hoy queremos hablar con claridad sobre este riesgo, porque en la protección de datos no basta con escribir documentos: hay que vivirlos.

Tener políticas no es cumplir la ley

Diseñar las políticas de tratamiento de datos es un paso clave, sí. Pero por sí solo, es insuficiente.

¿Qué pasa cuando se omite la implementación?

  • Los empleados no saben qué hacer ante una solicitud de eliminación de datos.

  • La recolección de información sigue siendo indiscriminada o sin consentimiento válido.

  • Las bases de datos no se actualizan, ni se clasifican, ni se protegen adecuadamente.

En este escenario, la organización cree estar cumpliendo, pero en realidad está tan expuesta como si no tuviera políticas.

Capacitación: el eslabón olvidado

Uno de los mayores errores que detectamos durante nuestras auditorías es que el personal no ha sido entrenado en lo que dicen las políticas.

Esto significa que:

  • El equipo comercial sigue recolectando datos sin cláusulas claras.

  • Recursos humanos almacena historias clínicas sin medidas de seguridad.

  • El área de TI no segmenta los accesos ni encripta la información sensible.

  • Los contratos con terceros no incluyen cláusulas de confidencialidad o subencargo del tratamiento.

¿De qué sirve tener protocolos si nadie los conoce?
La capacitación es el puente entre el documento y la realidad.

La auditoría: el termómetro de la verdad

Cada año, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) intensifica los procesos de fiscalización a las empresas que manejan datos personales. Y no basta con decir “tenemos políticas” si no puedes demostrar:

  • Implementación de dichas políticas.

  • Evidencia de capacitaciones internas.

  • Bitácoras de acceso y control de bases de datos.

  • Gestión de incidentes de seguridad.

  • Mecanismos de respuesta a los titulares de la información.

La auditoría es la única forma de saber si tu empresa está en riesgo.

Y más aún: si tu empresa ha sido incluida en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), debes contar con una revisión periódica del cumplimiento, de lo contrario, estás expuesto a sanciones de hasta 2.000 salarios mínimos legales.

Los riesgos de quedarte en el papel

1. Riesgo Legal: Sanciones económicas, medidas correctivas y procesos judiciales por vulneración de derechos.

2. Riesgo Reputacional: Pérdida de confianza de clientes, empleados y aliados. Un incidente de datos puede dañar tu marca más que un error financiero.

3. Riesgo Comercial: Incumplimiento de requisitos legales en licitaciones, alianzas o contratos.

4. Riesgo Operativo: Procesos ineficientes, descoordinación entre áreas y exposición innecesaria de información crítica.

¿Qué recomienda Todo En Uno.NET?

En nuestro enfoque integral de Habeas Data, no trabajamos solo con documentos. Diseñamos un sistema funcional que incluye:

✅ Diseño y/o actualización de políticas de tratamiento de datos
✅ Capacitación estructurada y medible a todos los niveles
✅ Implementación real: protocolos, herramientas y controles
✅ Auditoría especializada con informe técnico y plan de mejora
✅ Registro y actualización en la RNBD
✅ Cumplimiento con normas internacionales si aplica (como ISO 27701 o GDPR si tu empresa trata datos internacionales)

Casos reales: cuando se hace bien, los resultados se ven

🎯 Empresa del sector salud – Eje Cafetero:
Tras implementar las políticas con Todo En Uno.NET, entrenaron a su equipo médico, administrativo y de call center. Resultado: reducción del 95% en solicitudes mal gestionadas de pacientes, cumplimiento frente a la SIC y mejora en la percepción de seguridad por parte de los usuarios.

🎯 Empresa logística en Medellín:
Realizó políticas internas pero no auditó ni capacitó. Tras una intervención de la SIC, fue sancionada por mal manejo de incidentes de datos de geolocalización. Hoy trabaja con nuestro equipo en una estrategia integral que incluye formación, monitoreo y procesos automatizados.

¿Por qué confiar en Todo En Uno.NET?

Porque no solo hablamos de protección de datos, la practicamos.
Porque contamos con certificaciones, experiencia comprobada y una visión 360° que combina derecho, tecnología y administración.

Porque desde nuestro blog especializado CUMPLIMIENTO HABEAS DATA – DATOS PERSONALES, informamos, formamos y acompañamos a las organizaciones que sí quieren cumplir, y no solo aparentarlo.

Protege lo que más importa hoy mismo

No pongas en riesgo tu empresa por omitir lo más importante. Tener políticas es empezar. Implementarlas, auditarlas y entrenar a tu equipo es cumplir.

Conéctate con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte a garantizar la seguridad de tus datos personales:

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Queremos darle a conocer nuestra EMPRESA creada en 1995. Todo En Uno.Net S.A.S es fundadora de la Organización Empresarial Todo En Uno.NET. Todo En Uno.Net S.A.S. es una empresa especializada en brindar CONSULTORIAS Y COMPAÑAMIENTO en el área tecnológica y administrativa basándonos en la última información tecnológica y de servicios del mercado, además prestamos una consultoría integral en varias áreas como son: CONSULTORIAS TECNOLOGICAS, CONSULTORIAS EMPRESARIALES, CONSULTORIA MERCADEO TECNOLÓGICO, CONSULTORIA EN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, Y con todos nuestros aliados en la organización TODO EN UNO.NET

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