Cada día, más conjuntos residenciales y edificios en Colombia manejan información personal sin dimensionar los riesgos legales que eso implica. Desde el registro de visitantes hasta las cámaras de videovigilancia, cada dato recolectado exige cumplimiento estricto de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013. Sin embargo, la realidad muestra que muchos administradores aún desconocen sus responsabilidades y las sanciones pueden ser millonarias, además de dañar la reputación del conjunto. Esta es una alerta para los consejos y administradores que, por omisión o desinformación, podrían incurrir en violaciones graves de Habeas Data. En este blog descubrirás cómo la responsabilidad demostrada se ha convertido en el nuevo estándar exigido por la SIC y cómo TODO EN UNO.NET puede ayudarte a cumplir sin complicaciones.
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El tratamiento de datos en la propiedad horizontal: más allá de la portería
En la práctica, un conjunto residencial no solo administra zonas comunes: también custodia información sensible de residentes, visitantes, empleados, proveedores y contratistas.
La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en su guía oficial de tratamiento de datos en propiedad horizontal, advierte que toda copropiedad es responsable del tratamiento y, por tanto, debe cumplir la Ley 1581 de 2012, incluso si delega tareas a una empresa de seguridad.
Esta responsabilidad no es simbólica. El artículo 50 de la Ley 675 de 2001 establece que los administradores responden civilmente por dolo o culpa leve ante incumplimientos legales. En otras palabras, el desconocimiento de la norma no exime de sanción: si hay una fuga de datos, una cámara sin aviso o registros en planillas sin autorización, el administrador es el primer responsable.
Un problema cotidiano: datos que se recolectan sin saber para qué
Pocas copropiedades podrían responder con certeza a preguntas básicas:
¿Para qué se graban las cámaras? ¿Dónde se almacenan los videos? ¿Quién tiene acceso a las planillas de visitantes?
La SIC insiste en que la recolección de datos debe hacerse para fines legítimos, específicos e informados, y que solo se deben pedir los datos imprescindibles. Solicitar información “por costumbre” o sin finalidad definida es una violación directa al principio de finalidad.
Además, la ley prohíbe el uso de medios engañosos o fraudulentos para obtener datos personales. Una planilla de ingreso que no informe el tratamiento de la información o un formato de registro sin cláusula de autorización, por ejemplo, ya constituye un incumplimiento sancionable.
El riesgo oculto de las cámaras y los sistemas biométricos
El uso de cámaras de videovigilancia y lectores de huella digital se ha vuelto común, pero también representa un alto riesgo jurídico.
La guía de la SIC indica que las imágenes, huellas y datos de salud son datos sensibles, por lo que deben contar con autorización expresa e informada. El conjunto debe garantizar medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido.
Además, la sentencia C-094 de 2020 de la Corte Constitucional ratificó que cualquier sistema de videovigilancia en zonas comunes debe cumplir los principios de legalidad, finalidad, transparencia, acceso restringido y caducidad.
No hacerlo podría considerarse una vulneración al derecho a la intimidad y conllevar sanciones severas.
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Niños, niñas y adolescentes: protección reforzada y no opcional
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes (NNA) requiere atención especial.
De acuerdo con la Ley 1581 y el Decreto 1377, solo se permite su tratamiento cuando responde al interés superior del menor y cuenta con la autorización del representante legal.
Esto incluye fotografías en eventos del conjunto, bases de datos de familias, y sistemas de videovigilancia en zonas donde transitan menores.
El error más común es publicar imágenes de celebraciones o actividades sin consentimiento expreso, exponiendo al conjunto a sanciones o demandas.
Encargados y terceros: la cadena de responsabilidad
Cuando un edificio contrata a una empresa de vigilancia, administración o aseo, debe exigirle el cumplimiento de la política de tratamiento de datos.
La SIC es clara: los terceros que recolectan o manipulan información en nombre de la copropiedad son “encargados del tratamiento” y no eximen al conjunto de su responsabilidad.
Por ello, todo contrato debe incluir cláusulas que obliguen a:
Respetar las políticas de tratamiento del edificio.
No usar los datos para fines diferentes.
Devolver la información al finalizar el contrato.
En TODO EN UNO.NET asesoramos la redacción de contratos con cláusulas de Habeas Data incluidas, evitando vacíos legales y sanciones preventivas.
Principios fundamentales que deben guiar cada acción
Toda copropiedad debe aplicar los principios del artículo 4 de la Ley 1581: legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso restringido, seguridad y confidencialidad.
Ignorar alguno de ellos es equivalente a incumplir la norma.
Por ejemplo, mantener videos indefinidamente contradice el principio de caducidad, y compartir grabaciones por WhatsApp viola el principio de circulación restringida.
Además, la responsabilidad demostrada (accountability) exige evidenciar cada medida tomada.
No basta con decir “cumplimos”, sino poder demostrarlo documentalmente ante la SIC: actas, políticas, avisos, registros y manuales actualizados.
Los avisos que todo visitante debería ver
Uno de los errores más comunes es no instalar avisos visibles de videovigilancia.
La SIC exige que estos sean legibles, ubicados en accesos, ascensores, garajes y zonas comunes, e incluyan al menos:
“Zona videovigilada. Ley 1581 de 2012 – Consulte nuestra política de tratamiento de datos personales.”
También deben existir avisos de privacidad para los registros en portería y bases de datos.
Ignorar este detalle puede generar quejas ante la SIC, como ocurrió en casos recientes de copropiedades sancionadas por recopilar información sin informar al titular.
Confidencialidad: el deber silencioso de todo colaborador
Cada portero, contador, contratista o miembro del consejo debe entender que la información a la que accede no puede compartirse ni divulgarse, incluso después de terminar su vínculo laboral.
La formación y las cláusulas de confidencialidad son esenciales.
TODO EN UNO.NET implementa capacitaciones breves de 45 minutos para empleados de vigilancia y administración, donde aprenden a proteger datos personales y evitar fugas accidentales.
El ciclo de vida del dato: conservar solo lo necesario
Los datos deben eliminarse una vez cumplan su finalidad.
Guardar planillas de ingreso durante años, sin justificación legal, constituye una violación al principio de temporalidad.
La información solo puede conservarse el tiempo necesario para cumplir su propósito o atender obligaciones legales.
De lo contrario, debe suprimirse o anonimizarse, dejando constancia de su eliminación.
Responsabilidad demostrada: de la teoría a la práctica
El “accountability” es el nuevo estándar global en protección de datos.
Bajo este principio, la SIC exige que cada responsable pueda probar que cumple la ley, mostrando evidencias de políticas, autorizaciones y procedimientos internos.
Esto se alinea con el GDPR europeo, la CCPA de California y la LGPD brasileña, donde las autoridades priorizan la trazabilidad y la cultura de cumplimiento más que los documentos estáticos.
La diferencia está en que TODO EN UNO.NET automatiza el cumplimiento mediante herramientas de diagnóstico, formatos adaptados y auditorías funcionales, reduciendo el riesgo y el tiempo de gestión.
Cómo lo resolvemos en TODO EN UNO.NET
Análisis inicial: diagnosticamos las brechas normativas en tu copropiedad.
Definición estratégica: elaboramos políticas, avisos y manuales adaptados a tu realidad.
Implementación y acompañamiento: registramos tus bases ante la SIC, capacitamos al personal y auditamos periódicamente el cumplimiento.
“Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.”
Del caos a la confianza
Hace unos meses, un conjunto en Medellín enfrentó una queja ante la SIC por publicar imágenes de niños en su boletín interno. El administrador desconocía que necesitaba autorización.
Tras recibir orientación de TODO EN UNO.NET, implementaron nuevas políticas, capacitaron a su personal y registraron sus bases ante la SIC.
Hoy, además de cumplir la ley, comunican su compromiso ético con los residentes. El resultado: pasaron de la preocupación a la confianza digital.
En TODO EN UNO.NET comprendemos que la protección de datos no es un trámite, sino una estrategia de confianza y reputación. Nuestro enfoque combina tecnología, normatividad y acompañamiento humano para que tu conjunto cumpla sin complicaciones.
Diseñamos manuales, políticas, capacitaciones y registros RNBD personalizados, con seguimiento continuo y alertas automáticas de cumplimiento.
Además, nuestra metodología de Consultoría Funcional Inteligente™ integra el cumplimiento Habeas Data con tu gestión administrativa y de seguridad, asegurando que cada dato esté protegido y cada acción documentada.
Transformamos el cumplimiento en ventaja competitiva, ayudándote a evitar sanciones y fortalecer la confianza de tus residentes y aliados.
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