Protección de datos en colegios: un deber que educa
por:TODO EN UNO.NET•
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Hace poco, un colegio privado en Bogotá fue sancionado por compartir sin autorización diagnósticos psicológicos de varios estudiantes en un grupo de docentes. El caso encendió alarmas: ¿sabemos realmente cómo manejar los datos personales dentro de una institución educativa? Cada formulario de matrícula, cada expediente académico y cada cámara de videovigilancia contiene información sensible que exige cumplimiento estricto de la Ley 1581 de 2012. No se trata solo de cumplir un requisito legal, sino de proteger la dignidad y la intimidad de niños, niñas y adolescentes, así como la confianza de sus familias.
Si eres directivo, docente, rector o administrador de un centro educativo, este artículo te mostrará las claves para prevenir sanciones, fortalecer la confianza institucional y cumplir con responsabilidad demostrada.
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La educación también enseña protección de datos
Cuando un niño ingresa a un jardín, colegio o universidad, entrega algo más que documentos: entrega su historia. Desde la ficha de matrícula hasta los registros médicos o psicológicos, cada dato que se almacena puede convertirse en una vulnerabilidad si no se maneja con rigor.
La Guía para el tratamiento de datos personales en la educación pública y privada de la Superintendencia de Industria y Comercio establece claramente que los colegios son responsables del tratamiento de la información de sus estudiantes y sus familias
Esto incluye desde los nombres y direcciones hasta información sensible como diagnósticos clínicos, necesidades educativas especiales o preferencias religiosas.
El principio rector es simple: solo se deben recolectar datos adecuados, pertinentes y no excesivos, y el tratamiento debe estar limitado a las finalidades educativas autorizadas. Sin embargo, en la práctica, muchas instituciones cometen errores graves: formularios de matrícula sin cláusulas claras de autorización, expedientes académicos sin control de acceso o bases de datos almacenadas sin cifrado.
El expediente académico: memoria y riesgo
El expediente académico es mucho más que un archivo: es la huella digital del estudiante en el sistema educativo. Según la guía, este documento puede estar en formato físico o digital y debe incluir calificaciones, reportes disciplinarios, diagnósticos, reconocimientos y demás información recopilada a lo largo de su vida escolar.
El error más frecuente es tratarlo como un simple archivo administrativo. Pero su manejo debe estar mediado por la Ley 1581 de 2012 y los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia y seguridad.
Un colegio que comparte el historial disciplinario de un alumno con otra institución sin autorización está vulnerando derechos fundamentales. Lo mismo ocurre cuando un docente accede a información psicológica sin que tenga una razón pedagógica válida. La SIC ha sido contundente: solo quienes tienen una relación directa con el proceso académico pueden acceder al expediente.
Por eso, las instituciones deben definir protocolos de acceso, manuales de funciones, sistemas de copia de seguridad y políticas claras sobre conservación o eliminación de la información. No se puede guardar un expediente indefinidamente sin informar a los padres o representantes.
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Datos de menores: un tratamiento con responsabilidad reforzada
Cuando el titular es un niño, niña o adolescente (NNA), el tratamiento de su información tiene una connotación especial. La Ley 1581, la Sentencia C-748/2011 y las Guías de la SIC establecen que los datos de los menores solo pueden tratarse cuando responden al interés superior del niño y con autorización de los padres o acudientes.
Esto incluye los formularios de matrícula, boletines académicos, grabaciones de cámaras, fotografías en eventos escolares y cualquier dato sensible, como los informes médicos o psicológicos.
La norma exige autorización previa, expresa e informada, lo que significa que los colegios deben incluir cláusulas claras en sus formularios sobre qué datos se recolectan, para qué se usan, quiénes los manejan y cómo pueden ser actualizados o eliminados.
Un ejemplo reciente: un jardín infantil compartió fotografías de menores en redes sociales sin consentimiento. La SIC impuso una sanción ejemplar, recordando que la imagen de un niño es un dato personal sensible.
Cumplir no es llenar papeles, es construir confianza. Y en TODO EN UNO.NET sabemos que la confianza educativa comienza con la protección de datos desde el aula hasta la nube.
Entre becas, apoyos y confidencialidad
Muchos colegios y universidades gestionan ayudas financieras, becas o convenios con terceros. Cada proceso implica recolectar información sensible: declaraciones de renta, ingresos familiares o antecedentes laborales de los padres.
Según la guía de la SIC, estos datos también están sometidos a los principios de legalidad y proporcionalidad y deben mantenerse bajo estrictas medidas de confidencialidad y seguridad
Cuando una institución entrega esa información a una entidad financiera o fundación, debe firmar acuerdos de transmisión de datos con cláusulas de protección equivalentes a las exigidas por la ley colombiana o las normas internacionales como el GDPR europeo, la CCPA californiana o la LGPD brasileña.
El incumplimiento puede implicar sanciones de hasta 2.000 salarios mínimos legales mensuales y graves daños reputacionales.
Por eso, TODOS los actores del sistema educativo —desde el rector hasta el contratista de software académico— deben firmar compromisos de confidencialidad y someterse a controles de acceso y auditorías internas periódicas.
La responsabilidad demostrada en el sector educativo
En 2024, la Superintendencia de Industria y Comercio reforzó el enfoque de accountability o responsabilidad demostrada. Esto implica que los colegios no solo deben cumplir, sino también demostrar que cumplen.
La SIC puede exigir evidencia documental: políticas internas, registros de autorización, contratos con encargados del tratamiento, bitácoras de acceso o protocolos de videovigilancia.
En comparación con el GDPR, este principio es equivalente al privacy by design y privacy by default, donde la protección de datos se incorpora desde la planeación del servicio educativo.
TODO EN UNO.NET acompaña a las instituciones en tres fases estratégicas:
Análisis inicial: diagnóstico y mapa de brechas frente a la Ley 1581 y las guías de la SIC.
Definición estratégica: diseño de políticas, avisos y cláusulas contractuales ajustadas a cada tipo de institución (jardines, colegios, universidades o centros de formación laboral).
Implementación y acompañamiento: ejecución de manuales, registros RNBD, políticas internas, formación de docentes y seguimiento continuo mediante auditorías.
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Cuando la información viaja: transferencias y riesgos internacionales
Los centros educativos suelen usar plataformas extranjeras para clases virtuales, almacenamiento en la nube o mensajería institucional.
Cada vez que los datos personales de estudiantes o docentes se transfieren fuera del país, se debe garantizar que el receptor cumpla con estándares equivalentes de protección.
El artículo 26 de la Ley 1581 prohíbe las transferencias internacionales de datos a países que no ofrezcan niveles adecuados de protección, salvo excepciones expresas.
Bajo el GDPR, estas transferencias requieren cláusulas contractuales tipo o garantías explícitas del país receptor. En Colombia, la SIC puede ordenar la suspensión de transferencias si detecta riesgos o incumplimientos.
Por eso, las instituciones deben verificar si su proveedor tecnológico tiene sede en países con nivel adecuado (como Canadá o los Estados del Espacio Económico Europeo) y firmar acuerdos de transmisión ajustados a la normatividad colombiana.
Sanciones reales que deben alertarte
En los últimos años, la SIC ha impuesto sanciones a empresas y entidades educativas por vulnerar los principios de protección de datos:
Colegio privado (2023): multa por divulgar calificaciones y diagnósticos médicos sin consentimiento.
Universidad (2024): sanción por publicar datos personales de estudiantes en listados de morosidad.
Empresa de software educativo: sancionada por carecer de políticas de tratamiento y protocolos de eliminación.
Cada uno de estos casos demuestra que la ignorancia no exime del cumplimiento. Implementar Habeas Data no es opcional: es una obligación ética y jurídica.
Hace unos años, una institución educativa de Medellín fue llamada por la SIC tras una denuncia de un padre que descubrió que los informes psicológicos de su hijo eran compartidos entre docentes sin autorización.
El colegio acudió a TODO EN UNO.NET buscando ayuda urgente.
En pocos meses, implementamos un Sistema Integral de Habeas Data Escolar: políticas actualizadas, cláusulas de confidencialidad para docentes, registro RNBD, protocolos de videovigilancia y capacitaciones.
El resultado fue una transformación cultural: los docentes comprendieron que la privacidad también educa y los padres recuperaron la confianza.
“Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.”
En TODO EN UNO.NET convertimos la protección de datos en un pilar de confianza institucional.
Nuestro enfoque no se limita a cumplir la norma; ayudamos a las instituciones a integrar la cultura de protección de datos en su ADN educativo.
Desde el análisis de brechas hasta la implementación de manuales, políticas y registros, nuestro equipo acompaña a colegios, universidades y jardines en el cumplimiento integral de la Ley 1581, el Decreto 1377 y las guías más recientes de la SIC.
Además, desarrollamos estrategias de accountability, capacitación docente y adecuación tecnológica conforme a estándares internacionales como GDPR, CCPA y LGPD.
Esto garantiza que el manejo de datos de estudiantes, padres y docentes sea seguro, ético y verificable.
Nuestro Producto Mínimo Viable (PMV) en Habeas Data Escolar permite a las instituciones avanzar rápidamente: diagnóstico gratuito, plan de implementación y acompañamiento continuo.
Porque transformar el cumplimiento en confianza no es un gasto, es una inversión en reputación, tranquilidad y futuro.
Transformamos el cumplimiento en confianza y ventaja competitiva.
