Imagina que te notifican desde la SIC: alguien solicitó borrar sus datos y tu empresa no respondió a tiempo; en recepción hay cámaras sin aviso visible; tu formulario web recoge cédula y correo sin política publicada; y un colegio aliado te comparte listados con información de menores sin autorización válida. En una semana, pasas de creer que “eso del Habeas Data es un formato” a enfrentar visitas, requerimientos y posibles multas que derrumban tu reputación. Hoy, además, el Congreso avanza en una reforma que endurece reglas, refuerza el accountability y amplía facultades de vigilancia. Si sigues operando como ayer, el riesgo crece. En este artículo te explico, con lenguaje claro, qué cambia, cómo te impacta y qué hacer para cumplir sin frenar tu operación, a la luz de la Ley 1581 y la guía de la SIC, para tu equipo y clientes.

👉 LEE NUESTRO BLOG, te va a sorprender.

La reforma en marcha: lo que debes mirar hoy, no mañana

El Congreso estudia un proyecto para modificar y adicionar la Ley 1581 de 2012 con el fin de fortalecer el derecho fundamental de protección de datos, actualizar definiciones (p. ej., categorías de datos más sensibles), ajustar deberes para responsables/encargados, y reforzar mecanismos de control de la SIC. El objeto oficial del proyecto —publicado por la Cámara— es adecuar el régimen a los avances tecnológicos, económicos y sociales que inciden en el tratamiento de datos.

El Gobierno Nacional anunció y radicó la iniciativa a finales de agosto de 2025, destacando principios y deberes ampliados, y el fortalecimiento de inspección, vigilancia y control. Es decir, no es “más de lo mismo”: viene un marco más exigente con foco en responsabilidad demostrada (accountability), transferencias internacionales, tratamiento con IA, y facultades ampliadas para corregir incumplimientos.

La lectura empresarial es clara: si tu cumplimiento hoy es débil, el riesgo regulatorio aumenta con la reforma. FENALCO, en su Notijurídico 112, ya advertía el alcance de cambios en temas como datos biométricos y genéticos, dentro de un paquete que eleva el estándar de protección.

Tu realidad operativa bajo lupa

Cuando haces marketing, videovigilancia, comercio electrónico o analítica con datos de clientes y empleados, procesas datos personales. La Ley 1581/2012, el Decreto 1377/2013 y la Sentencia C-748/2011 fijaron un marco robusto que nunca fue meramente documental: exige principios, políticas, procedimientos, evidencia y resultados. Las guías y circulares recientes de la SIC recordaron que rinde cuentas quien puede demostrar que previno riesgos, gestionó incidentes y respondió los derechos de los titulares a tiempo, incluso cuando se usan tecnologías emergentes como IA.

Desde agosto de 2024, la SIC reforzó lineamientos técnicos y de accountability para el uso de IA con datos personales y la responsabilidad de administradores societarios: evaluar idoneidad, necesidad, proporcionalidad; hacer evaluaciones de impacto; y documentar medidas. Todo eso ya es exigible y, con la reforma, se hará más visible y verificable.

Lo que ya está pasando: ejemplos y sanciones

No hablamos en abstracto. En 2025 la SIC reportó más de $5.000 millones en multas por violaciones al régimen de datos; las investigaciones y sanciones van en aumento. Además, la autoridad ha abierto procesos emblemáticos (plataformas digitales, telecomunicaciones, listas negras, etc.) que muestran el énfasis en evidencia y resultados.

Rappi: la SIC abrió investigación administrativa en 2025, recordando el estándar de cumplimiento en plataformas de alta escala. La señal para e-commerce y apps es inequívoca: no basta el aviso genérico.
Movistar: la autoridad inició investigación en 2025 en materia de libre elección y portabilidad; el sector telco sigue bajo escrutinio permanente por calidad de consentimiento, reportes y comunicaciones a titulares.
“Listas negras”: en 2024 la SIC sancionó por elaboración y uso de listas que afectaban derechos de personas, recordando que finalidad, proporcionalidad y veracidad son límites efectivos.
Suspensión de actividades: en agosto de 2025 se confirmó sanción y suspensión temporal de tratamiento a una empresa por infringir el régimen, prueba de que el remedio puede ser más costoso que cualquier multa.

Microllamada a la acción (1/2): Si necesitas un diagnóstico gratis para saber si cumples con Ley 1581 y lineamientos recientes de la SIC, programa una revisión exprés.
📅 Agenda: https://outlook.office365.com/owa/calendar/TodoEnUnoNET1@todoenuno.net.co/bookings/s/WMFJVeIvH0mCnhkPc_MDgA2

Videovigilancia y NNA: donde más se cae la gente

La SIC ha reiterado que la videovigilancia es intrusiva y exige mayor diligencia: avisos visibles, finalidades claras, control de accesos, tiempos de conservación, protocolos para entrega de copias y no difusión indebida. En propiedad horizontal y colegios, la falta de avisos, el acceso abierto a grabaciones y la inexistencia de políticas operativas son los errores más comunes. Con la reforma, se espera mayor precisión y exigibilidad de estos puntos.

Cuando hay datos de niños, niñas y adolescentes (NNA), el listón sube aún más: interés superior, autorizaciones válidas, y minimización de datos. El intercambio de listados “para control” sin base jurídica, o el uso de cámaras dentro de salones sin justificación proporcional, es un riesgo sancionable hoy y mañana.

Comercio electrónico y marketing: consentimiento que se pueda probar

En tu web y funnels, cada casilla de verificación importa. El consentimiento debe ser libre, informado, previo y específico; debe poder probarse. La Circular 002/2024 de la SIC puso foco en IA y responsabilidad demostrada: documentar decisiones, medir sesgos, reducir riesgos y responder a los titulares. Si haces perfiles para publicidad, deberías tener DPIA (evaluación de impacto) y reglas claras de opt-out.

¿Qué trae la reforma frente a estándares globales?

Aunque Colombia ya tiene un marco sólido, la reforma se mueve hacia el lenguaje y prácticas del GDPR: principio de responsabilidad proactiva (art. 5.2), registros de actividades, evaluaciones de impacto, medidas técnicas y organizativas, y más transparencia ante titulares. El GDPR exige que el responsable “sea capaz de demostrar” cumplimiento; eso mismo es lo que la SIC viene exigiendo y que el proyecto pretende afinar.

En California, el CCPA/CPRA refuerza derechos de saber, acceso, supresión, corrección, portabilidad, opt-out de venta/compartición y limitación de información sensible; el enfoque de “control del consumidor” es un espejo útil para e-commerce que operan o procesan datos de residentes californianos.

En Brasil, la LGPD establece catálogo de derechos del titular y reglas de transferencia internacional, RPA (registro de operaciones) y RIPD (relatório de impacto), elementos que Colombia está armonizando por la vía regulatoria y que la reforma podría consolidar.

Tres avatares, un mismo riesgo

Gerente multitarea: prioriza ventas y flujo de caja; ve el cumplimiento como costo. Con la reforma, no cumplir será más caro: incidentes, medidas correctivas, pérdida de confianza y multas crecientes.
Administrador de edificio: cree que con un letrero en portería basta. La SIC exige avisos adecuados, políticas operativas, control de accesos a videos y conservación limitada.
Emprendedor digital: integra herramientas de IA y ads. Debe demostrar base legal, proporcionalidad y responder derechos (acceso, eliminación, oposición). Con CPRA y GDPR como referencia, las plataformas te exigirán más.

Así te acompañamos: TODO EN UNO.NET en tres fases

1) Análisis inicial (diagnóstico y brechas). Levantamos tus flujos de datos, mapeamos sistemas (CCTV, CRM, apps, nube), revisamos tu RNBD, políticas, cláusulas y evidencias de respuesta a titulares. Identificamos brechas frente a Ley 1581, Decreto 1377, guías y circulares vigentes (incluida 002/2024) y adelantamos un plan de mitigación priorizado por riesgo.

2) Definición estratégica (plan con normatividad vigente). Diseñamos tu Programa de Cumplimiento con principios de privacy by design, DPIA donde aplique, matriz de riesgos, procedimientos para incidentes y videovigilancia, protocolos NNA y transferencias internacionales; alineamos tu RNBD y gobernanza de datos.

3) Implementación y acompañamiento. Redactamos y actualizamos manuales y políticas, avisos de privacidad y videovigilancia, cláusulas contractuales con encargados/proveedores, y artefactos de accountability (registros, actas de respuesta, bitácoras). Preparamos capacitaciones y simulacros de derecho de petición/Habeas Data. Y quedamos como aliados de continuidad para auditorías y futuros cambios regulatorios. “Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.”

Microllamada a la acción (2/2): ¿Quieres una revisión exprés de políticas antes de la reforma? La hacemos en 72 horas con plan priorizado.
📅 Agenda: https://outlook.office365.com/owa/calendar/TodoEnUnoNET1@todoenuno.net.co/bookings/s/WMFJVeIvH0mCnhkPc_MDgA2

Lo que cambia en tu día a día

Con el proyecto de ley y las directrices recientes de la SIC, el cumplimiento pasa de “tener documentos” a probar que los controles funcionan. Eso implica:

Evidencia de consentimientos y de atención de derechos (logs, radicados, respuestas dentro de término).
DPIA y registros de tratamiento para procesos de riesgo (perfilamiento, IA, biometría, videovigilancia en zonas sensibles).
Gobernanza de terceros: contratos con encargados, cláusulas de transferencia internacional, y verificación de medidas.
RNBD vivo: actualizaciones en las ventanas establecidas por la SIC, y reportes de reclamos/ausencia de novedades en los plazos anuales.

Si pasa algo, que pase contigo preparado

La diferencia entre una visita administrativa y una sanción suele ser tu capacidad de mostrar que mediste, preveniste, mitigaste y respondiste. Por eso nuestro programa incluye un paquete de respuesta a incidentes con roles, plantillas y criterios para decidir cuándo, cómo y a quién notificar. En paralelo, revisamos tu ciclo de vida de datos: minimización, retención y eliminación segura, incluyendo videos de CCTV.

Del susto al sistema

Llegaste porque recibiste un requerimiento por videovigilancia: te pidieron copia de videos y políticas; no tenías avisos visibles, el proveedor retenía grabaciones sin contrato como encargado y el consejo de administración asumía que “eso lo maneja seguridad”. En 48 horas hicimos diagnóstico, instalamos avisos conformes, definimos control de accesos y cadena de custodia, redactamos política y procedimiento con tiempos de conservación, ajustamos el contrato con el proveedor (rol de encargado), registramos la base en RNBD y montamos un formulario de derechos de titulares en la web. Dos semanas después, la SIC reconoció tu colaboración y plan correctivo, sin apertura de pliego. Tres meses más tarde, cerraste contrato con un cliente que exigía evidencia de cumplimiento para firmar. Transformaste el miedo en confianza: el cumplimiento dejó de ser un gasto y se volvió ventaja competitiva.

En TODO EN UNO.NET te evitamos sanciones y fugas de datos porque operativizamos la protección de datos: hacemos que tu gente entienda qué, cómo y cuándo tratar información; elevamos tu gobernanza para que proveedores y aliados no sean tu eslabón débil; y probamos (con evidencias) que cumples. Nuestro diferencial está en unir política + tecnología + operación: manuales y políticas vivas, avisos y cláusulas listos para publicar, checklists de videovigilancia que tu portería realmente usa, matrices de riesgo que priorizan dónde invertir, procedimientos para NNA, y marcos para transferencias internacionales ajustados a tu realidad (contratos, evaluaciones, y salvaguardas). Si hoy estás en modo “apagar incendios”, te llevamos al Producto Mínimo Viable (PMV) de cumplimiento en 15 días: lo esencial funcionando y demostrable. Luego iteramos con KPI de respuesta, reducción de incidentes y satisfacción de titulares. Transformamos el cumplimiento en confianza y ventaja competitiva: haces negocio con tranquilidad, conquistas clientes exigentes y duermes mejor porque tu casa está en orden. “Si hoy solucionas este problema con nosotros, seguiremos acompañándote para que no vuelva a ocurrir.”