El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) es una obligación para muchas empresas en Colombia, pero su cumplimiento a menudo presenta errores comunes que pueden resultar en sanciones o procesos ineficientes.
Muchas organizaciones inician el proceso sin una guía clara, cometiendo fallas que pueden derivar en rechazos de registro, incumplimiento legal o sanciones por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
En este artículo, analizaremos los errores más frecuentes al momento de registrar bases de datos, junto con las estrategias necesarias para evitarlos y cumplir con la normativa de manera eficiente y sin contratiempos.
1. No Identificar Correctamente las Bases de Datos a Registrar
Uno de los errores más comunes es no saber cuáles bases de datos deben ser registradas. Muchas empresas manejan bases con información de clientes, proveedores y empleados, pero no todas las registran correctamente.
Solución:
Realizar un inventario de bases de datos.
Determinar cuáles contienen información personal según la Ley 1581 de 2012.
Clasificar la información según su nivel de sensibilidad (datos públicos, privados, sensibles).
2. No Asignar un Responsable del Tratamiento de Datos
El Decreto 886 de 2014 exige que todas las empresas designen un Oficial de Protección de Datos que supervise el cumplimiento de las normativas.
Solución:
Nombrar un responsable interno para gestionar la protección de datos.
Asegurar que este tenga capacitación en Habeas Data y RNBD.
Implementar políticas internas de tratamiento de datos.
3. Errores en la Información Reportada en la SIC
Muchas empresas cometen errores al diligenciar la información en la plataforma de la SIC, como datos incompletos, inconsistencias en el tipo de información almacenada o fallas en la descripción de los procesos de recolección de datos.
Solución:
Revisar la información antes de enviarla.
Contar con un experto que valide los datos antes del registro.
Actualizar la información según cambios en la operación de la empresa.
4. No Reportar Novedades dentro de los Plazos Establecidos
La SIC exige que las empresas actualicen la información de sus bases de datos cada año, reportando cambios en la estructura de los datos y notificando cualquier incidente de seguridad en un plazo de 15 días hábiles.
Solución:
Establecer un calendario de actualización con recordatorios.
Reportar cambios organizativos o modificaciones en el manejo de datos.
Notificar de inmediato cualquier filtración de información a la SIC.
5. No Implementar Medidas de Seguridad para la Información
Una empresa puede registrar sus bases de datos correctamente, pero si no implementa protocolos de seguridad adecuados, puede enfrentar sanciones por fuga de información o accesos no autorizados.
Solución:
Aplicar cifrado de datos en bases sensibles.
Implementar controles de acceso y restricciones según roles.
Realizar auditorías periódicas para evaluar la seguridad de la información.
6. No Informar a los Titulares sobre el Tratamiento de sus Datos
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, las empresas deben informar a los titulares de los datos sobre qué información están recopilando, con qué propósito y cómo pueden ejercer sus derechos.
Solución:
Crear una Política de Tratamiento de Datos y publicarla en la web.
Solicitar consentimiento explícito a los titulares.
Implementar mecanismos para que los usuarios puedan actualizar o eliminar sus datos si así lo desean.
Evita sanciones y asegúrate de que tu empresa cumpla con la normativa de protección de datos en Colombia.
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